Postul de manager de birou este des întâlnit pe piața muncii, fiind una din ocupațiile care a cunoscut o adevărată explozie în ultimele decenii. Acesta nu se întâlnește doar sub această denumire, incluzând și titulaturi precum office manager sau administrator de birou. Depinzând de modul în care este organizată compania, responsabilitățile unui manager de birou se suprapun uneori cu cele ale unui manager assistant, office assistant sau ale unui project manager.
Dacă unele responsabilități ale unui manager de birou sunt mai puțin fixe și țin de managementul personalului, altele sunt prevăzute în lege. În general, un manager de birou are rolul de a reduce din complexitatea sarcinilor de la un loc de muncă și îmbină responsabilități de organizare, comunicare, resurse umane și chiar de contabilitate. Iată 6 responsabilități esențiale care îi revin persoanei care administrează un birou:
- Crearea și întreținerea unor rapoarte și documente
Managerul de birou are răspunderea de a crea și întreține un sistem de evidență a documentelor importante. Pe lângă nevoile administrative în crearea și întreținerea de rapoarte, există și obligații legale, printre care unele mai puțin cunoscute. Un astfel de exemplu este legat de arhivarea documentelor. Sunt mai puțin cunoscute detalii legate de durata și condițiile arhivării documentelor. Unele documente trebuie arhivate timp de 5 ani, altele timp de 10, iar unele chiar timp de 50 de ani. În plus, documentele contabile și justificative trebuie arhivate în spații care să aibă în dotare modalități de prevenire și stingere a incendiilor.
- Îmbinarea unor sarcini diverse
Munca unui manager de birou este relativ unică: are de-a face atât cu aspecte minore, cât și cu decizii cu impact major asupra succesului firmei. Spre exemplu, un manager de birou poate decide cum se sărbătoresc zilele de naștere ale angajaților. În același timp, acesta e responsabil de deciziile importante cu privire la infrastructura biroului, cum ar fi să se asigure că angajații dispun de resursele necesare pentru a-și desfășura activitatea.
- Acționarea ca liant între angajați
Un manager de birou nu are contact cu clienții, însă acest lucru nu înseamnă că nu are nevoie de competențe interpersonale excelente. De obicei, atunci când există o problemă sau o dispută între angajați, managerul de birou este persoana căutată. De altfel, în special în firmele mici și mijlocii, managerul de birou este acela care ia decizii cu privire la modul în care angajații comunică între ei. Ca să ia deciziile corecte, un manager de birou are nevoie de o bună cunoaștere a nevoilor și preferințelor colegilor săi, potrivit sokanu.com.
- Stabilirea unui set de reguli
Un set de reguli bine pus la punct face parte din politica biroului, care este de obicei percepută în mod negativ. Aceste reguli sunt însă necesare pentru starea de bine și productivitatea angajaților. O parte din politica biroului este determinată de managerul de resurse umane, însă doar în cazul companiilor mari. În orice caz, un manager de birou ar trebui să stabilească reguli cu privire la confortul angajaților, la utilizarea anumitor obiecte sau la interacțiunile dintre angajați.
- Crearea și încadrarea în bugete
Orice birou are o serie de cheltuieli. Ca acestea să fie ținute sub control, intervine managerul de birou, care centralizează informațiile cu privire la cheltuielile necesare, conform Chron. Acolo unde este posibil, aceste cheltuieli sunt eficientizate. Apoi, bugetele de cheltuieli sunt trimise mai departe, către un superior sau departamentul financiar.
- Organizarea administrativă
Mare parte din timpul unui manager de birou este împărțit între diferite sarcini administrative. Acestea pot include programarea unor întâlniri, aprovizionarea cu produse și aparate pentru desfășurarea activității, dar și contractarea și supervizarea unor echipe de lucru. Atunci când au loc defecțiuni sau este nevoie de lucrări de întreținere, managerul de birou se asigură că sunt realizate de profesioniști, într-un mod satisfăcător.
