Un asistent AI conectat direct la ERP poate reduce cu până la 70% timpul de analiză a indicatorilor financiari, susține Călin Buciuta, fondatorul Selectsoft. „Cifra de până la 70% provine dintr-o testare practică realizată inițial în propria companie, Selectsoft. Am urmărit timpul necesar pentru analiza indicatorilor financiari de la final de lună: vânzări, profit, comparații între perioade, cash flow și restanțe”, explică el.
Pentru a ajunge la acest rezultat, echipa Selectsoft a comparat două moduri de lucru pe aceleași sarcini, cel clasic, în care antreprenorul sau contabilul caută cifrele prin rapoarte și filtre succesive, și cel în care pune întrebarea direct unui asistent conectat la sistem. „Am comparat timpul necesar pentru a obține aceleași informații manual, din rapoarte și filtre, cu cel necesar folosind un asistent AI integrat cu ajutorul modelului Claude. Am discutat rezultatele și cu clienții, care au observat reduceri similare ale timpului de analiză”, spune Buciuta. Procentul nu este însă prezentat ca o promisiune valabilă pentru orice firmă. Câștigul de timp depinde de cât de multe date are de procesat o companie, de cât de des repetă aceleași analize și, mai ales, de ordinea în care își ține evidențele, pentru că un asistent AI nu poate repara o contabilitate haotică. „Estimarea este relevantă mai ales pentru companiile care lucrează cu volume mari de date și rapoarte recurente, precum cele din retail sau producție, însă rezultatul depinde de complexitatea analizelor și de modul în care sunt organizate datele financiare”, precizează fondatorul Selectsoft.
Contrar imaginii despre inteligența artificială ca instrument de prognoză sofisticată, primele săptămâni de utilizare arată un antreprenor preocupat de întrebări foarte simple, pe care până acum le delega contabilului sau le amâna până la raportul de final de lună. Diferența nu stă în complexitatea întrebării, ci în faptul că răspunsul vine în câteva secunde, nu în câteva zile. „În prima lună, întrebările sunt foarte practice, legate de informațiile pe care un antreprenor vrea să le verifice zilnic. Cele mai frecvente vizează rezultatele comerciale: cât s-a vândut ieri sau în săptămâna curentă față de cea precedentă, ce produse au cele mai bune rezultate și cum evoluează luna actuală comparativ cu aceeași perioadă a anului trecut”, descrie Buciuta. După vânzări, atenția se mută spre zonele în care o informație întârziată costă cel mai mult, adică marfa din depozit și banii care ar trebui să intre sau să iasă din cont. Pentru un retailer sau un producător, aceste două variabile decid dacă luna se încheie cu profit pe hârtie sau cu lichidități reale. „Urmează întrebările despre stocuri: ce produse sunt aproape de epuizare, ce cantități sunt disponibile și ce valoare au acestea pe categorii. O altă zonă importantă ține de încasări și plăți: ce clienți au restanțe și ce facturi către furnizori ajung la scadență”, adaugă el. Abia după ce instrumentul devine parte din rutina zilnică, antreprenorii încep să îl folosească pentru analize mai elaborate, de profitabilitate și cash flow.
Dezbaterea clasică dinaintea Black Friday opune două riscuri, cel de a rămâne fără marfă exact când cererea explodează și cel de a umple depozitul cu produse care nu se vând. Buciuta refuză să aleagă între ele și arată spre cauza comună a ambelor erori, faptul că deciziile de aprovizionare sunt luate adesea pe baza unor rapoarte vechi de săptămâni. „Cea mai costisitoare greșeală este să iei decizii pe baza unor date care nu mai reflectă situația actuală. Lipsa stocului înseamnă vânzări pierdute, în timp ce marfa în exces blochează bani și poate duce la reduceri suplimentare pentru a fi vândută”, spune el. Dimensiunea problemei devine vizibilă abia la scară mare, iar piața americană, unde Black Friday are cea mai lungă tradiție, oferă cele mai clare exemple. Antreprenorul amintește atât pierderile directe ale retailerilor, cât și dezechilibrul de stoc estimat la nivel global pentru acest an. „În 2021, retailerii americani au pierdut până la 4,6 miliarde de dolari din vânzările de Black Friday din cauza produselor indisponibile, iar 38% dintre cumpărători nu au găsit cel puțin un produs de pe lista lor. La nivel global, dezechilibrele de stoc sunt estimate la 1,7 trilioane de dolari în 2026, echivalentul a 6,2% din vânzările din retail”, enumeră antreprenorul.
În România, marja de eroare este și mai mică, pentru că sezonul reducerilor nu se limitează la o singură zi sau un singur weekend. Comercianții locali pornesc campaniile mult mai devreme, iar o greșeală de aprovizionare făcută la început de noiembrie poate greva întreaga lună. „Campaniile de Black Friday încep cu săptămâni înaintea datei din SUA, ceea ce lasă comercianților puțin timp pentru ajustări. O întrebare utilă pentru asistentul AI este: «Ce produse se vând peste estimări și care au rămas în urmă?»”, recomandă Buciuta.
Trei indicatori ignorați în noiembrie
Micii retaileri tind să urmărească în campanie aceleași cifre ca în restul anului, deși noiembrie schimbă complet ritmul afacerii. Primul indicator pe care fondatorul Selectsoft îl recomandă spre urmărire zilnică pune în relație stocul disponibil cu viteza reală de vânzare, pentru că o cantitate care pare confortabilă într-o lună obișnuită se poate epuiza în câteva zile de reduceri. „Ritmul de vânzare raportat la stocul rămas, adică pentru câte zile mai ajunge marfa din produsele de top la viteza actuală de vânzare. Mulți retaileri se uită doar la cantitatea din stoc, dar în noiembrie contează cel mai mult cât timp rezistă aceasta”, explică fondatorul Selectsoft. Al doilea indicator ține de diferența dintre cât vinde un magazin și cât câștigă efectiv. În lunile cu reduceri agresive, creșterea cifrei de afaceri poate crea iluzia unui sezon reușit, chiar dacă fiecare produs vândut aduce mai puțini bani decât înainte. „O campanie poate crește cifra de afaceri și, în același timp, să consume marja, iar vânzările bune ascund adesea această diferență”, avertizează el. Ultimul indicator este probabil cel mai neglijat și, în același timp, cel care poate pune în pericol o afacere aflată aparent în cea mai bună perioadă a anului. Problema nu este cât intră în firmă, ci când intră banii, comparativ cu momentul în care trebuie plătiți furnizorii care au livrat marfa pentru campanie. „Poziția de cash: ce urmează să încaseze de la clienți și ce scade la plată către furnizori. Un retailer poate vinde record și totuși să se blocheze, dacă plățile scad înaintea încasărilor”, spune Buciuta.
Sezonul din acest an vine după câteva trimestre dificile pentru comerțul românesc, în care consumul a fost presat de inflație și de scăderea puterii de cumpărare. Datele pe care le urmărește Selectsoft la clienții săi confirmă tendința din statisticile oficiale, iar presiunea se vede mai ales în volumele vândute. „Diferența cea mai vizibilă este presiunea asupra volumului. Vânzările cu amănuntul din România au scăzut cu 5% în primul trimestru din 2026, cel mai abrupt declin de la lockdown-ul din 2020. Iar în luna mai, țara a înregistrat cea mai mare scădere anuală din UE, pe fondul unei inflații de 10,9%”, observă antreprenorul. Pentru a nu pierde clienți într-o piață care se contractă, comercianții au mizat masiv pe reduceri și programe de loialitate. Strategia are însă o limită evidentă, pentru că un cumpărător atras exclusiv de promoții este la fel de ușor de pierdut în favoarea concurentului care oferă un preț mai bun. „Clienții noștri din retail încearcă să-și păstreze cumpărătorii prin campanii de fidelizare și promoții, iar piața confirmă tiparul: ponderea vânzărilor promoționale în FMCG a ajuns la 26,5% în prima jumătate a anului, cu 2,5 puncte procentuale peste anul trecut. În același timp, datele arată că 69% dintre români ar schimba lanțul de magazine pentru o promoție mai bună”, spune Buciuta. Comportamentul consumatorului nu s-a schimbat însă în privința frecvenței cu care merge la cumpărături, ci a felului în care alege ce pune în coș. Pentru comercianți, asta înseamnă că traficul din magazin nu mai garantează profitul, iar fiecare reducere trebuie justificată prin cifre. „Frecvența cumpărăturilor a rămas aproape neschimbată; deci nu se cumpără mai rar, ci mai atent. Pentru un retailer, fiecare promoție devine astfel o decizie de marjă, care trebuie urmărită zilnic”, punctează el.
Nota de plată vine după vârf
Rezultatul real al unei campanii de Black Friday nu poate fi evaluat în noaptea reducerilor și nici măcar la finalul lui noiembrie. O parte importantă a costurilor apare abia în decembrie și ianuarie, când clienții returnează produse, iar partenerii comerciali întârzie plățile. „O parte din impactul financiar al campaniei se vede abia în săptămânile următoare, după ce trece perioada de vârf. Retururile reduc valoarea vânzărilor păstrate de clienți și generează costuri suplimentare. În 2026, rata lor în e-commerce poate ajunge la 15% din numărul comenzilor, mai ales în fashion și încălțăminte”, explică Buciuta.
La retururi se adaugă disciplina de plată slabă din mediul de afaceri românesc, care transformă o vânzare reușită într-o creanță greu de recuperat. Pentru o firmă care și-a finanțat stocul de campanie din resurse proprii sau din credite pe termen scurt, fiecare săptămână de întârziere apasă direct pe lichidități. „Întârzierile la încasarea facturilor pot pune presiune pe lichidități: peste patru din zece facturi între companii sunt plătite după scadență”, adaugă el. Din acest motiv, Buciuta consideră că succesul unei campanii trebuie judecat după ce rămâne în firmă, nu după cât s-a facturat. „Comercianții trebuie să urmărească atât profitul după aceste costuri, cât și momentul în care încasează efectiv banii, nu doar cifra de afaceri înregistrată de Black Friday”, spune fondatorul Selectsoft. Popularizarea instrumentelor AI generative a schimbat felul în care multe firme mici își analizează cifrele, adesea fără vreo politică internă care să stabilească ce date pot fi folosite și unde. Antreprenorii care nu au la dispoziție un analist financiar descoperă că pot obține rapid interpretări ale propriilor rapoarte doar încărcându-le într-un chatbot. „Nu avem o statistică exactă, dar vedem o creștere destul de mare a utilizării AI-ului în raportare: tot mai mulți antreprenori încarcă balanțe, rapoarte și alte fișiere în modele precum ChatGPT, Gemini sau Claude”, recunoaște Buciuta. Companiile mici și medii cu care lucrează Selectsoft nu par îngrijorate de această practică, mai ales atunci când elimină în prealabil informațiile sensibile. Problema apare atunci când anonimizarea este făcută superficial sau deloc, iar documentele circulă prin conturi pe care firma nu le controlează. „Riscul concret apare atunci când fișierele conțin date identificabile, precum nume de clienți, angajați sau conturi bancare, sau atunci când sunt încărcate din conturi personale, fără niciun control real al firmei asupra circuitului și destinației informațiilor”, avertizează el.
Fondatorul Selectsoft propune o delimitare clară a informațiilor care nu ar trebui să părăsească niciodată sistemele interne ale unei firme, împărțite după tipul de prejudiciu pe care l-ar putea produce. „Nu ar trebui să ajungă niciodată într-un chatbot public datele de identificare ale unor persoane, cele care oferă acces și cele care dau avantaj unui concurent”, spune Buciuta. Prima categorie cuprinde CNP-urile, listele de clienți cu date de contact, salariile și datele despre angajați, adică tot ce intră sub incidența GDPR. A doua include parolele, cheile API, datele de card și conturile bancare, iar a treia acoperă contractele cu clauze de confidențialitate, prețurile negociate cu furnizorii, marjele și strategia comercială. Pentru antreprenorii care nu au timp să consulte un specialist în securitatea datelor înainte de fiecare fișier încărcat, Buciuta propune o regulă de bun simț, ușor de aplicat în orice situație. „Dacă nu ai trimite documentul prin e-mail unui necunoscut, nu îl încărca nici într-un chatbot public”, rezumă fondatorul Selectsoft. Întrebarea firească este de ce datele ar fi mai bine protejate într-un asistent oferit de un furnizor de ERP, care folosește în fond aceleași modele de limbaj. Buciuta explică faptul că diferența nu ține de model, ci de felul în care este organizat accesul la informații. „Asistentul AI nu este un produs pe care îl vindem separat, ci o facilitate pe care o punem la dispoziția clienților abonați, pentru a le oferi acces mai rapid la propriile date din ERP”, răspunde Buciuta. Fiecare client alege singur între ChatGPT, Claude și Gemini și se conectează cu propriile credențiale, astfel încât relația contractuală cu furnizorul de AI rămâne în mâna lui. „Fiecare client vede și interoghează doar informațiile proprii, iar asistentul răspunde pornind de la datele din ERP, nu de la fișiere încărcate și circulate manual. Este vorba despre distincția dintre un cadru controlat și un chatbot public folosit fără reguli”, explică el.
Tinerii încep mai repede, temerile sunt aceleași
Ca în cazul multor tehnologii noi, adopția asistentului AI nu este uniformă în rândul clienților Selectsoft. Antreprenorii tineri îl folosesc mai repede, deși compania nu are încă o statistică pe categorii de vârstă, iar explicația ține mai degrabă de reflexe formate în afara biroului. „Explicația ține mai puțin de tehnologie și mai mult de obișnuință: ei folosesc deja AI-ul în viața de zi cu zi, sunt confortabili să pună întrebări în scris și nu sunt atașați de rapoartele clasice”, spune Buciuta. Antreprenorii cu mai mulți ani în afaceri sunt mai prudenți, însă rezerva lor nu pare să fie una de principiu. Odată ce văd că instrumentul le dă cifre corecte despre propria firmă, diferența față de generația tânără se reduce rapid, iar valoarea practică ajunge să fie percepută la fel. „Bariera nu e reprezentată de vârstă, ci de prima impresie: odată ce primesc un răspuns corect la o întrebare simplă despre propriile cifre, reticența dispare rapid”, observă el.
Indiferent de vârstă, îngrijorările antreprenorilor converg spre confidențialitatea datelor, controlul asupra instrumentului și, mai ales, corectitudinea răspunsurilor. Ultima temere este cea mai serioasă, pentru că o eroare prezentată cu încredere poate declanșa decizii greșite de aprovizionare, prețuri sau plăți. „Un AI care răspunde convingător, dar greșit, e mai periculos decât lipsa răspunsului, mai ales când pe baza acestui răspuns se iau decizii de stoc, preț sau cash-flow”, avertizează fondatorul Selectsoft. Chiar și cu date corecte și trasabile, Buciuta trasează o limită clară a rolului pe care inteligența artificială îl poate avea într-o companie. Investițiile de anvergură, contractarea creditelor, restructurările de personal, plățile mari sau schimbarea strategiei comerciale sunt decizii cu consecințe greu de reparat, care cer cunoașterea contextului și asumarea răspunderii. „Inteligența artificială poate analiza cifrele, poate compara scenarii și poate identifica detalii mai puțin evidente. Totuși, nu are cum să cunoască contextul complet al afacerii, relațiile cu partenerii sau toleranța la risc a antreprenorului, și nici nu poate purta responsabilitatea rezultatelor”, spune Buciuta. „Rolul algoritmului este să pregătească terenul, pe când antreprenorul este cel care tranșează alegerea”, conchide Călin Buciuta.
