Timpul înseamnă bani și Shopify Inc. dorește ca angajații să înțeleagă că această maximă se aplică și întâlnirilor inutile. Compania canadiană de comerț electronic a lansat un calculator încorporat în aplicația de calendar a angajaților care estimează costul oricărei întâlniri cu trei sau mai mulți participanți.
Potrivit Bloomberg, instrumentul folosește date de compensare medie pentru diferite roluri și discipline, împreună cu durata întâlnirii și numărul de participanți, pentru a pune un preț pe timpul alocat fiecărei întâlniri.
O întâlnire de 30 de minute cu trei angajați poate ajunge la suma de 700-1.600 de dolari. Adăugarea unui executiv – cum ar fi directorul de operațiuni Kaz Nejatian, care a construit programul în timpul unei zile de hackathon la nivel de companie – poate crește costul la peste 2.000 de dolari.
Noul instrument face parte din efortul companiei de a reduce întâlnirile inutile și obiceiurile de a stabili întâlniri pentru subiecte care se pot rezolva altfel.
La începutul acestui an, Shopify a eliminat toate întâlnirile recurente cu mai mult de două persoane și a început să descurajeze întâlnirile frecvente ale echipelor.
Scopul acestor inițiative, a declarat Nejatian, este de a “schimba răspunsul implicit din da în nu”.
Compania are ca obiectiv să elimine 322.000 de ore și 474.000 de întâlniri și evenimente distincte în 2023, potrivit lui Nejatian. “Nimeni de la Shopify nu și-ar nota în cheltuieli o cină de 500 de dolari”, a spus Nejatian într-un interviu. “Dar mulți și mulți oameni cheltuiesc mult mai mult decât atât în întâlniri fără a lua vreo decizie. Scopul acestui instrument este să vă arate că timpul înseamnă bani.”
Atât executivii, cât și angajații lor, spun că petrec multe ore în fiecare săptămână în întâlniri care ar putea dispărea fără consecințe. Timpul pierdut în activități precum întâlnirile se numără printre cele cinci principale cauze ale ineficienței în cadrul unei organizații, conform unui sondaj realizat de aplicația de gestionare a proiectelor Wrike, printre liderii de afaceri și echipele lor.
În total, întâlnirile non-esențiale irosesc aproximativ 100 de milioane de dolari pe an la marile organizații, potrivit cercetărilor lui Steven Rogelberg, profesor la Universitatea din Carolina de Nord din Charlotte, care a studiat întâlnirile timp de două decenii.
Companiile se luptă cu blestemul întâlnirilor de decenii, spune Bloomberg. Când Alan Mulally a preluat conducerea Ford Motor Co. în 2006, a redus drastic întâlnirile inutile sau prea lungi pentru a accelera luarea deciziilor. Cu zece ani în urmă, Bain & Co. a constatat că o singură întâlnire săptămânală a managerilor de nivel mediu costa o organizație 15 milioane de dolari pe an, iar executivii de rang înalt dedică întâlnirilor mai mult de două zile în fiecare săptămână.
“Întâlnirile sunt ca buruienile – cresc peste tot, dacă nu ești atent”, a spus Brian Elliott, un consilier executiv în probleme legate de locul de muncă. De unul singur, calculatorul Shopify probabil nu va schimba comportamentul, a spus Rogelberg. “Este o intervenție foarte superficială.” El a sugerat ca acesta să fie combinat cu sesiuni de instruire în cele mai bune practici, feedback pentru middle-manageri – așa-numiții first liners – și implicarea conducerii superioare – lucruri pe care Shopify le implementează deja.
O altă preocupare, a afirmat Steph Little, consultant senior la firma de consultanță Bright + Early, este că atribuirea unei valori în dolari întâlnirilor ar putea descuraja angajații tineri sau marginalizați să ridice o problemă importantă pe lanțul ierarhic, crezând că nu merită. “Avem o mulțime de întâlniri inutile, este adevărat, dar avem și persoane care sunt excluse de la luarea deciziilor”, a spus Little. “Când oamenii lucrează în mod special de la distanță, își doresc conexiune și informație.”
La Shopify, timpul mediu petrecut în întâlniri pe angajat a scăzut cu 14% în primele cinci luni ale anului 2023 comparativ cu aceeași perioadă a anului trecut. Acest lucru a contribuit la o creștere estimată de 18% a proiectelor finalizate în acest an, a afirmat Nejatian. “Majoritatea mediului de lucru modern este defect”, a spus el. “Nu este suficientă doar o singură schimbare.”