Una dintre problemele majore în conducerea unei companii o reprezintă costurile pe care le implică derularea afacerii, fie că este vorba despre o firmă de producție, servicii, consultanță, IT sau logistică. De aceea strategiile și metodele de reducere a bugetelor de cheltuieli sunt prioritare pentru acționari și top management.
În acest sens vă prezentăm un set de soluții eficiente pentru reducerea costurilor într-o companie, urmând să le adaptați la specificul activității voastre:
Standardizarea proceselor operaționale
Reducerea cheltuielilor are ca sursă principală îmbunătățirea organizării în activitatea de zi cu zi, iar acest lucru se realizează în prezent prin standardizarea operațiunilor și proceselor pe care le desfășoară firma respectivă. Este un efort al întregii echipe, care presupune evaluarea acțiunilor și secvențierea lor în vederea eficientizării fluxurilor interne.
Implementarea unei soluții ERP
Pentru aplicarea standardizării este necesară automatizarea prin implementarea unei soluții integrate de tip ERP (enterprise resource planning). Un astfel de instrument software precum programul Pluriva ERP facilitează integrarea tuturor informațiilor din companie într-o platformă unică. Astfel se pot stabili bugete de cheltuieli realiste și se poate urmări încadrarea costurilor efective în limitele dorite.
Reconfigurarea proceselor de achiziții
Pe baza implementării unui program ERP se pot aplica celelalte soluții eficiente pentru reducerea costurilor, de exemplu reconfigurarea proceselor de achiziții. Scopul îl reprezintă corelarea activităților de vânzări cu cele de achiziții prin monitorizarea legăturilor dintre produse și furnizori și automatizarea completă a comenzilor de achiziții. Totodată se permite setarea unor alerte și notificări pe baza cărora să poată fi semnalate și corectate desincronizările între fluxurile de achiziție, producție și desfacere.
Optimizarea stocurilor și depozitelor
Printre cele mai mari costuri în derularea unei afaceri sunt cele destinate depozitării materialelor și gestionării stocurilor de produse. De aceea optimizarea acestor cheltuieli reprezintă o economie importantă în bugetul companiei și se poate realiza cu ajutorul modulelor ERP care centralizează istoricul comenzilor, previzionează cererea viitoare și calculează necesarul optim de marfă care să acopere vânzările estimate. În plus, produsele sunt grupate după caracteristicile funcționale, ca să poată fi identificate, verificate și grupate în cel mai scurt timp, pentru reducerea timpului de manevrare și livrare.
Recalibrarea campaniilor de vânzări
Departamentul de vânzări este cel care aduce încasări în firmă, dar consumă și resurse importante care vizează relația cu clienții, cheltuielile cu echipele de pe teren, costurile de transport și efortul de marketing și promovare. Prin intermediul unui sistem ERP performant se realizează personalizarea proceselor de vânzare în funcție de fiecare client și se reduc pierderile de resurse cauzate de abordarea uniformă a interacțiunii cu firmele și persoanele care cumpără produsele sau serviciile companiei.
Restructurarea proceselor de analiză și raportare
O acțiune necesară pentru reducerea costurilor într-o companie este îmbunătățirea comunicării interne prin restructurarea proceselor de analiză și raportare, prin utilizarea unui sistem de business intelligence bazat pe o platformă integrată ERP. Acesta pune la dispoziția managerilor grafice și statistici utile pentru luarea deciziilor optime. Cu ajutorul analizelor de tip what-if se rulează scenarii pe baza cărora se stabilesc liniile de acțiune și prioritățile companiei pe termen mediu și lung.
Platformele ERP reprezintă instrumente necesare în aplicarea soluțiilor eficiente pentru reducerea costurilor, deoarece gestionează resursele companiei prin managementul integrat al proceselor și operațiunilor din diferitele zone ale unui business: achiziții, vânzări, contabilitate, producție, managementul relațiilor cu clienții, managementul de proiecte și activitățile din lanțul logistic.