Se pare că singurul lucru despre care auzi astăzi este securitatea cibernetică. Da, este o problemă serioasă, dar nu uita că trebuie să ai măsuri de securitate pentru a-ți proteja și biroul.
Păstrarea în siguranță a locului tău de muncă poate fi o sarcină descurajantă, așa că am alcătuit o listă de 10 sfaturi și instrumente de top pentru a spori securitatea biroului pentru a te ajuta să-ți fie mai ușor.
1. Păstrează spații și date importante sub cheie
Acest lucru pare a fi o nebunie, dar un număr remarcabil de violări a securității biroului apar într-o perioadă scurtă în care angajații ar părăsi sediul nesupravegheat și deblocat. Este un defect major de securitate și este ușor de evitat. Instituie o politică de a nu lăsa biroul fără personal și deschis. Aceasta include și orice dulapuri pentru documente și toate computerele de lucru.
2. Etichetează și monitorizează toate echipamentele de birou
Urmărește cu atenție toate echipamentele de birou, cu etichete speciale care poartă sigla companiei tale și un identificator unic de inventar. Aceste etichete de identitate pot acționa ca instrumente importante pentru creșterea securității biroului. Acestea formează lista de stenografii a bunurilor tale și îți facilitează să rămâi la înălțimea tuturor dispozitivelor importante pe care rulează afacerea ta. Solicită ajutorul angajaților tăi, postând lista de identitate într-un loc vizibil și lăsând colegii să verifice în mod spontan echipamentul lipsă.
3. Introdu ecusoane de identitate pentru angajați și vizitatori
Insignele sunt o modalitate excelentă de a verifica rapid cu cine ai de-a face. De asemenea, te poți conecta și ieși din birou rapid și ușor, glisând cartea de identitate pe un terminal de gestionare a vizitatorilor. Mai mult, angajații care își poartă numele pe piept își vor îndeplini sarcinile chiar mai bine decât de obicei. Ca o măsură suplimentară, oferă tuturor vizitatorilor o insignă adecvată pentru oaspeți într-o culoare diferită, pentru a-i face și mai ușor de identificat.
4. Instalează un sistem CCTV
Controlul camerei este unul dintre cele mai eficiente instrumente pentru creșterea securității biroului. Acesta acționează ca un factor de descurajare vizuală a oricăror potențiali răufăcători și înregistrează orice activitate anormală în cazul în care nu reușesc să-i întoarcă pe cei răi. Asigură-te că obții cele mai recente standarde din industrie și nu uita să acoperi zone mai puțin evidente, precum aleile din spate, garajele sau coridoarele din afara spațiului principal de birouri.
5. Asigură spațiile cu un sistem de alarmă
La fel ca CCTV, alarmele sunt vizibile și, prin urmare, au valoarea adăugată de a descuraja activitatea infracțională în sediul afacerii tale. Desigur, funcția lor principală este de a detecta automat încălcările perimetrului și de a notifica autoritățile sau o companie de securitate privată la alegerea ta, care poate face față situației rapid și profesional. O alarmă este unul dintre cele mai vechi instrumente pentru creșterea securității biroului și este încă aproape de partea de sus a listei.
6. Menține confidențialitatea și exclusivitatea informațiilor sensibile
Majoritatea birourilor din zilele noastre sunt securizate printr-o varietate de parole și coduri de acces în formă alfanumerică sau cip. Limitează accesul extern la toate aceste informații sensibile și fii întotdeauna cu precauție atunci când distribui astfel de informații către terți. Implementează politica companiei așa încât să păstreze toate informațiile sensibile în siguranță și să stocheze ecusoane, carduri cheie și alte atribute privilegiate ale angajaților într-o locație sigură.
7. Investește într-un seif avansat
Unul dintre instrumentele esențiale pentru creșterea securității biroului este o siguranță ignifugă, securizată. Documentele importante și artefactele companiei ar trebui să fie întotdeauna stocate în interiorul acestuia. Limitează numărul de persoane care cunosc combinația la minimul esențial și schimbă combinația în mod regulat. Înainte de a cumpăra și instala un seif, consultă compania de asigurări pentru a te convinge că respectă standardele acestora.
8. Asigură biroul tău împotriva incendiilor prin dotarea cu uși antifoc
Ușile antifoc sunt unul dintre cele mai importante elemente în privința încetinirii răspândirii focului pentru clădiri și complexe mari, cum sunt clădirile de birouri și nu numai. În oricare dintre aceste cazuri, ușile anti-incendiu și dispozitivele de închidere sunt cruciale pentru încetinirea răspândirii focului. Mai precis, ai nevoie de uși antifoc galvanizate, prevăzute cu garnituri termoexpandabile, alcătuite din tablă de oțel zincată, umplută cu material termoizolant, toate aceste materiale având capacitatea de a întârzia sau chiar împiedica răspândirea focului din partea afectată de incendiu în celelalte încăperi ale clădirii.
9. Organizează instruirea de calitate a personalului
După ce ai acoperit elementele de bază tehnologice, nu uita că resursele umane sunt de fapt cele mai importante instrumente pentru creșterea securității biroului. Dacă oamenii nu folosesc corect echipamentele și protocoalele pe care le-ai creat, nu are rost să ai aceste măsuri în primul rând. Prin urmare, este esențial un briefing amănunțit despre siguranța la locul de muncă, inclusiv manipularea documentelor și a datelor, securizarea perimetrului și comportamentul în caz de încălcare.
10. Creează și comunică un plan de urgență
În ciuda eforturilor depuse, într-o zi va avea loc o încălcare. Este de o importanță crucială ca tu și angajații tăi să fiți bine pregătiți când se întâmplă acest lucru și ca toată lumea să-și cunoască rolul până la ultimul detaliu. Protocoale de urgență pentru securizarea activelor comerciale sensibile, contactarea directă a furnizorului de securitate a biroului sau a poliției și asigurarea siguranței tuturor angajaților și, eventual, a clienților care se află în incintă în momentul încălcării sunt doar cele mai importante puncte de luat în considerare aici.