Din inima Transilvaniei până pe malul lacului Como, două evenimente arată cum locul schimbă experiența, dar procedurile din spatele unui event planning riguros rămân aceleași.
Frumusețea evenimentelor stă, poate, tocmai în faptul că nu există două experiențe identice. Se schimbă locul, cultura, gastronomia, infrastructura, furnizorii și, mai ales, oamenii pentru care sunt create. Din perspectiva organizării însă, diversitatea nu exclude rigoarea. Fie că proiectul are loc în România sau într-o destinație internațională, metoda, procedurile și nivelul de atenție trebuie să rămână aceleași. Se schimbă contextul și, odată cu el, soluțiile.
Două proiecte recente Maison Dadoo ilustrează această abordare: o nuntă la Castelul Bethlen-Haller, în Transilvania, și una la Villa Erba, pe malul lacului Como. Două destinații cu identități și infrastructuri diferite, alese însă prin același proces: vizionări succesive, analiza spațiilor și identificarea locului care îi reprezintă cel mai bine pe cei pentru care urmează să fie construit evenimentul. Dincolo de criteriile obiective, alegerea unei locații păstrează inevitabil și o dimensiune personală. Trebuie să existe acea compatibilitate pe care nicio fișă tehnică nu o poate măsura.
În Transilvania, alegerea a fost Castelul Bethlen-Haller din Cetatea de Baltă, așezat între colinele și podgoriile Târnavelor. Proprietatea păstrează suficient din trecut pentru a avea caracter, fără să rămână captivă în el. Pentru eveniment, tocmai această identitate a contat: castelul nu avea nevoie să fie reinventat, ci înțeles și integrat într-o experiență contemporană.
Pentru câteva zile, istoriei locului i s-a adăugat o poveste profund personală. Evenimentul a început cu o recepție de zi, în exterior, și a continuat în lumina apusului peste castel și podgorii. În spatele acestei imagini aparent firești s-a aflat însă una dintre responsabilitățile esențiale ale organizării: anticiparea. Atunci când o parte importantă a evenimentului este gândită în aer liber, vremea nu poate rămâne o necunoscută. A fost concepută o structură temporară specială, integrată încă din etapa de planificare, astfel încât o eventuală ploaie să nu schimbe experiența imaginată.
Aceeași atenție a fost acordată gastronomiei și băuturilor. Meniul, selecția vinurilor și a șampaniei, serviciul și până și alegerea paharelor din sticlă suflată manual au fost tratate ca elemente ale aceluiași ansamblu. Discursurile și programul artistic au fost gândite nu ca momente independente, ci ca parte din ritmul serii. Un eveniment personal nu se construiește printr-un singur gest spectaculos, ci prin coerența unor alegeri care, împreună, fac imposibilă reproducerea lui identică pentru un alt client.
Această atenție pentru detaliu este doar partea vizibilă a unui proces mult mai amplu. Planificarea completă presupune alegerea locației și construcția bugetului, dar și gastronomie, băuturi, program artistic, experiența invitaților, componentă vizuală, logistică, calendar și coordonarea tuturor echipelor. Organizatorul nu înlocuiește specialistul din fiecare domeniu, însă trebuie să îl înțeleagă suficient pentru a formula corect cerințele, a evalua propunerile și a păstra coerența proiectului.
Dacă într-o piață cunoscută există deja repere, relații și experiență acumulată, organizarea într-o destinație internațională adaugă alte variabile. Cercetarea devine mai amplă, vizitele la fața locului mai importante, iar selecția partenerilor presupune verificarea unor echipe cu care organizatorul poate să nu fi lucrat anterior. Se adaugă transportul, timpii de deplasare, regulile locației, comunicarea între echipe și scenariile alternative. Nu este neapărat o organizare mai dificilă, ci una în care numărul necunoscutelor este diferit.
Aici se întâlnesc cunoașterea locală și experiența internațională. Prima aparține profesioniștilor care cunosc destinația, infrastructura și particularitățile ei. Cea de-a doua înseamnă capacitatea organizatorului de a integra aceste resurse într-un sistem propriu de lucru, fără a încerca să transporte mecanic modelul de acasă într-o altă țară.
Pe lacul Como, procesul a pornit de la aceeași întrebare: care este locul care îi reprezintă cu adevărat pe cei doi? Alegerea Villa Erba a venit după vizionarea mai multor proprietăți și a fost urmată de deplasări repetate în Italia pentru degustări, stabilirea meniului, detaliile mesei și coordonarea echipelor locale.
Villa Erba are acel tip rar de prezență în care istoria nu trebuie explicată pentru a fi simțită. Vila, grădinile care se deschid către lac și legătura sa cu familia Visconti îi dau o identitate proprie. Este unul dintre acele locuri în care organizarea trebuie să pornească de la ceea ce există deja, nu de la dorința de a suprascrie spațiul.
Dar frumusețea unei destinații nu rezolvă complexitatea unui eveniment internațional. În spatele unei experiențe care trebuie să pară firească există vizite, degustări, verificarea furnizorilor, coordonarea echipelor, transport, termene, reguli locale și scenarii alternative. Aici intervine diferența dintre a cunoaște foarte bine propria piață și a avea un mod de lucru suficient de riguros încât să poată funcționa și în afara ei.
Castelul Bethlen-Haller și Villa Erba au cerut resurse, decizii și soluții diferite. Ceea ce le-a unit a rămas, în mare parte, invizibil pentru invitați: metoda, anticiparea și coordonarea. Poate că aceasta este, în definitiv, definiția cea mai relevantă a unui eveniment fără granițe: nu capacitatea de a face același lucru oriunde, ci de a avea o metodă suficient de solidă pentru a putea construi experiențe complet diferite oriunde.
____
* conținut sponsorizat
