Forbes România invită reprezentanții mediului de afaceri și specialiștii în domeniu ca să-și exprime opiniile despre implementarea proiectului e-Factura, realizat de Ministerul Finanțelor, pentru a vedea modul în care a fost pregătit și lucrurile care pot fi îmbunătățite la acest sistem de facturare electronică.
Diana Hadar, Tax Director în cadrul KPMG România
- Care sunt principalele schimbări și beneficii pe care sistemul e-Factura le aduce pentru mediul de afaceri din România?
Schimbările pe care e-Factura le aduce sunt numeroase și ele au impact major asupra mediului de afaceri din România. Ele sunt generate de aspecte legislative și au efect direct în relația comerciala dintre toți partenerii comerciali din România, dacă ne gândim la faptul că factura reprezintă un format clasic de “comunicare”. În mod concret, prevederile aplicabile în materie de e-Factura modifică semnificativ fluxurile interne și externe de trimitere și primire a facturilor, ceea ce ne determină să reiterăm recomandarea de a efectua o revizuire a contractelor cu partenerii pentru a evita potențialele situații neplăcute. Suntem deja în era automatizării și mulți dintre contribuabilii din Romania au început cu succes acest demers, dezvoltând diferite soluții care să eficientizeze fluxurile interne. Noile schimbări îi pun în ipostaza de a regândi aceste fluxuri și prin urmare este posibil că o mare parte de investițiile realizate anterior să se piardă sau să nu mai poată fi folosite la adevărată capacitate, deoarece trebuie regândite din perspectiva e-Factura. Mai mult, toate transformările adaugă muncă suplimentară pentru angajații acestor companii, și generează nevoia unor bugete suplimentare.
Printr-o schimbare majoră trece și dreptul de deducere a TVA, deoarece, începând cu 1 iulie, singurul document considerat original va fi e-Factura – XML-ul descărcat din SPV. Primirea și înregistrarea altor facturi va fi sancționată cu amenzi mari, respectiv 15% din suma totalul facturii. Așa cum știm varianta XML a facturii este dificil ce citit, iar în lipsa unei soluții automatizate de convertire a acestora într-un format lizibil, munca contribuabilului/contabilului este mult îngreunată.
Deși adaptarea la aceasta obligație este dificilă și implică multe resurse, sperăm ca atunci când toate aspectele legate de implementare se vor finaliza, e-Factura să își atingă ținta: creșterea gradului de colectare a TVA. De asemenea, un alt beneficiu ar fi cel derivat din promisiunea autorităților ca, în perioada următoare, să se renunțe la alte declarații (e.g. declarația informative 394) și chiar să precompleteze declarația 300 (decontul de TVA), astfel încât firmele doar să-l verifice și corecteze înainte de depunere.
- Cum s-au pregătit companiile pentru implementarea obligatorie a sistemului e- Factura și care sunt pașii esențiali pe care trebuie să-i urmeze?
Pregătirea de care vorbiți implică resurse tehnice și umane semnificative, fiind necesară o colaborare strânsă între departamentele financiar și IT. De asemenea, implementarea acestei cerințe este una de durată, și considerăm că o implementarea cu succes necesită o pregătire din timp și o soluția tehnică flexibilă dar implementarea cu succes este direct legată și de expertiza financiar-contabilă a persoanelor implicate.
Ulterior, trebuie să identifice principalele surse de date necesare pentru extragerea elementelor unei facturi și transformarea acestora, ținând cont de structura impusă de legislație, mai ales că sunt numeroase nomenclatoare ce trebuie avute în vedere pentru completarea anumitor câmpuri pentru a trece cu succes de validarea ANAF. Înainte, însă, trebuie să se asigurare că au acces la SPV și că pot utiliza modelul RO e-Factura. În cazul companiilor nerezidente sau a celor rezindente în care persoana responsabilă de trimiterea și descărcarea facturilor poate fi un nerezident, lucrurile sunt mai complicat de acomodat, fiind necesară obținerea unor înregistrări suplimentare pentru a avea acces în SPV.
- Care este impactul pe care îl are adoptarea e-Factura asupra proceselor financiare și contabile ale companiilor, în special în ceea ce privește auditul și asistența fiscală?
Așa cum am menționat și mai sus, această modificare are un impact major asupra proceselor financiar-contabile și fluxurilor interne și nu doar la nivelul companiilor ci, cu siguranță și la nivelul autorităților, inclusiv în ceea ce privește modul în care se vor desfășura controalele fiscale. Ținând cont că, prin RO e-Factura din SPV, se vor ruta mai toate facturile emise (cu excepțiile prevăzute de lege), ne-am aștepta ca uzuala cerință a inspectorilor, de a prezenta toate facturile spre verificare, să nu mai existe, ei deținând deja toate informațiile relevante. În contextul în care toate informațiile de natura financiar-contabila fac parte și din declarația SAF-T ne așteptăm ca munca contribuabilului pe parcursul unui control să fie semnificativ diminuată și controalele să se facă de la distanță.
- În opinia dvs, e-Factura va conduce la combaterea evaziunii fiscale?
Cred că atunci când vorbim de combaterea evaziunii fiscale, lucrurile trebuie privite din mai multe perspective. Cel mai probabil, toate demersurile întreprinse în ultimii ani de către autorități, inclusiv e-Factura, vor duce la o îmbunatățire în acest sens, și de aceea nu cred că trebuie să facem individual această analiză. Casele de marcat conectate la servere ANAF, raportarea SAF-T, e-Transport pentru produsele cu risc fiscal, extins acum la mult mai multe situații, CESOP – care urmărește plățile cross-border, și multe altele, împreună considerăm că vor contribui în acest sens, deși, până în prezent,rezultatele oficiale nu au evidențiat aceasta legătură.
- Cum vedeți evoluția și adaptarea firmelor la această schimbare în gestionarea documentelor fiscale și financiare? Ce tendințe anticipează în acest context KPMG România?
În forma ei extinsă, e-Factura este încă la început. Așa cum știm, avem o perioadă de grație de 3 luni și o perioada de tranziție de 6 luni, în care factura în sistem clasic și e-Factura vor coexista. Acest lucru le permite companiilor un interval de timp de acomodare, însă, cert este că, pentru cei mai mulți dintre ei, adaptarea la acesta obligație este în plina desfășurare.
Din păcate sunt și aspecte încă de clarificat din partea autoritățile, aspecte care îi țin pe loc pe anumiți contribuabili, cum ar fi situația autofacturilor, pentru care se așteaptă o soluție tehnică adaptată stilului de lucru al contribuabililor care folosesc această modalitate de facturare. De asemenea, funcționarea sistemelor ANAF lasă încă de dorit, însă, atât contribuabilii, cât și autoritățile fac tot posibilul să acomodeze aceasta cerință și suntem încrezători că în scurt timp lucrurile vor intra în linie dreaptă.
- Cum considerați că a fost pregătit proiectul e-Factura de către Ministerul Finanțelor, lansat la 1 ianuarie 2024? (infrastructură, comunicarea etc)
e-Factura nu este o noutate, aceasta existând și înainte de 1 ianuarie 2024. Acest aspect este invocat mereu de autorități că fiind o dovada a predictibilității schimbării și a faptului că toți contribuabilii din Romania au avut suficient timp la dispoziție pentru a se acomoda cu cerințele.
Evident că există și acesta latură de care trebuie să ținem cont, dar, în același timp, trebuie să ne reamintim că legislația finală a fost publicată cu puțin timp înainte că aceasta obligație să intre în vigoare. Nu a existat certitudinea că va exista o generalizare a raportării e-factura , cu atît mai puțin încă de la 1 ianuarie 2024 și, în lipsa unui situațiii predictibileți, contribuabilii, care nu aveau deja obligația de raportare, nu au început demersurile necesare, implementarea e-factura implicând resurse uname, tehnice și financiare semnificative. Nici azi, de pildă, serverele ANAF nu au fost funcționale, un aspectcare persistă de mai multe zile, ceea ce face imposibilă testarea/transmiterea și descărcarea facturilor.
Pe de alta parte, însă, este lăudabil efortul pe care l-au depus autoritățile în a organiza grupuri de lucru/discuții la care să aibă acces cât mai multe persoane, pentru a clarifica multiplele aspecte legate atât de partea tehnică, cât și de cea legislativa. De asemenea, este incontestabilă deschiderea lor spre feedback din partea mediul de afaceri, încercând să înțeleagă provocările reale și fiind angajați în a găsi soluțiile potrivite.
Fii la curent cu tot ce contează în business-ul din România și abonează-te la canalul nostru de Whatsapp Forbes Romania.