Alegerea unui program de salarizare nu ar trebui să se rezume la rapiditatea cu care sunt calculate salariile. În practică, diferențele dintre soluții se văd mai ales în activitățile care însoțesc calculul salarial: colectarea datelor, actualizarea informațiilor, verificările, raportarea și gestionarea situațiilor speciale.
Un software de salarizare potrivit poate reduce operațiunile administrative și poate face procesul de payroll mai ușor de gestionat. De aceea, înainte să compari soluțiile disponibile, merită să pornești de la modul în care funcționează salarizarea în compania ta.
De unde provin datele necesare calculului? Câte informații sunt încă introduse manual? Cum ajung în sistem datele despre pontaj, concedii, bonusuri sau beneficii? Cât de simplu poți verifica un calcul ori consulta istoricul unui angajat? Și ce se întâmplă atunci când ai nevoie de suport într-o situație mai puțin obișnuită?
Răspunsurile te ajută să identifici mai ușor soluția care se potrivește proceselor și nevoilor organizației tale. Iată șapte criterii pe care merită să le iei în calcul.
1. Cât din procesul de salarizare poate fi automatizat?
Automatizarea este unul dintre beneficiile cel mai des asociate unui software de salarizare. Însă simplul fapt că o soluție este prezentată drept „automatizată” nu spune neapărat cât de multă muncă manuală elimină în realitate.
Analizează întregul flux lunar: introducerea datelor, preluarea informațiilor despre pontaj și concedii, calculul salariilor și taxelor, verificările și generarea documentelor. Cu cât mai multe dintre aceste operațiuni pot fi gestionate automat, cu atât echipa de payroll poate dedica mai mult timp verificărilor și cazurilor care necesită atenție.
Soluțiile SD Worx, de exemplu, pot reuni în procesul de salarizare informații despre concedii, pontaj, beneficii extrasalariale și tichete de masă și pot automatiza calculul salariilor, taxelor și altor rețineri, precum și generarea fluturașilor de salariu.
Prin urmare, atunci când compari diferite programe de salarizare, uită-te dincolo de promisiunea de automatizare și analizează concret câte dintre activitățile tale curente poate prelua fiecare soluție.
2. Cum sunt gestionate modificările legislative?
Salarizarea este strâns legată de legislația muncii și de reglementările fiscale. Orice schimbare legislativă relevantă poate influența modul în care sunt calculate salariile sau îndeplinite anumite obligații de raportare.
De aceea, atunci când alegi un soft de salarizare, este important să verifici cum sunt gestionate actualizările legislative. La fel de relevant este suportul disponibil atunci când apar întrebări legate de interpretarea sau aplicarea unor prevederi noi.
Software-ul de salarizare SD Worx este actualizat în funcție de modificările legislative din România, iar companiile au acces și la expertiză specializată în payroll și legislația muncii.
3. Cât de bine se integrează cu sistemele existente?
Informațiile necesare salarizării provin, de regulă, din mai multe zone ale organizației. Datele despre angajați, pontaj, concedii, beneficii sau modificări contractuale pot exista deja în alte aplicații folosite de companie.
Dacă aceste informații trebuie exportate și apoi introduse din nou manual în sistemul de salarizare, o parte dintre beneficiile digitalizării se pierd.
Atunci când compari soluțiile, verifică posibilitățile de integrare cu sistemele HR, ERP și alte aplicații relevante pentru companie, precum și ce informații pot circula între acestea fără intervenții manuale.
De exemplu, soluțiile SD Worx pentru salarizare permit integrarea cu sisteme ERP și cu alte platforme, astfel încât informațiile relevante pentru payroll să poată circula între aplicațiile companiei.
4. Cât de ușor poți verifica rezultatele?
Un proces automatizat nu înseamnă că dispare nevoia de verificare. Dimpotrivă, un soft de salarii eficient ar trebui să faciliteze identificarea informațiilor sau situațiilor care necesită atenție.
Un concediu introdus incorect, un bonus omis sau o informație neactualizată poate influența rezultatul final. De aceea, verifică dacă soluția îți permite să urmărești datele utilizate în calcul și să identifici eventualele neconcordanțe înainte de finalizarea salarizării.
Automatizarea își arată valoarea tocmai prin reducerea operațiunilor repetitive, astfel încât specialiștii în payroll să se poată concentra pe verificări, excepții și situațiile care necesită expertiză.
5. Cum sunt protejate datele?
Procesul de salarizare presupune utilizarea unor informații sensibile, de la date personale și contractuale până la salarii, taxe și alte date financiare. Din acest motiv, securitatea trebuie evaluată atent înainte de alegerea unui program de salarizare.
Verifică modul în care sunt stocate și protejate informațiile, cine poate avea acces la ele și dacă drepturile pot fi stabilite în funcție de rolurile utilizatorilor.
Este important să privești securitatea și din perspectiva întregii infrastructuri digitale. Atunci când aplicația de salarizare este conectată la alte sisteme utilizate de organizație, nivelul de securitate oferit de furnizor devine relevant pentru întregul ecosistem IT.
6. Cât de simplu ai acces la rapoarte și informații?
Procesul de payroll generează date și documente utilizate de mai multe departamente, de la HR și Financiar până la management. În plus, anumite informații sunt necesare pentru îndeplinirea obligațiilor administrative și de raportare.
De aceea, analizează cât de ușor poți genera rapoarte, consulta informații din perioade anterioare și accesa documentele de care ai nevoie.
Soluția software de salarizare SD Worx permite generarea de rapoarte personalizate și documente specifice procesului de salarizare, inclusiv fluturașii de salariu și Declarația 112. De asemenea, păstrează istoricul salarizării și permite integrarea cu alte sisteme HR, ERP și IT.
7. Poate soluția să susțină evoluția companiei?
Nevoile de salarizare se pot schimba odată cu organizația. Creșterea numărului de angajați, apariția unor noi categorii de personal sau schimbările structurale pot face procesul de payroll mai complex.
Prin urmare, merită să verifici dacă programul de salarizare poate fi adaptat pe măsură ce organizația evoluează și ce tip de suport ai la dispoziție.
Este vorba doar despre asistență tehnică pentru aplicație sau poți apela și la specialiști în payroll și legislația muncii? Există servicii suplimentare pe care compania le poate utiliza dacă nevoile sale se schimbă?
SD Worx combină tehnologia pentru salarizare cu servicii de payroll și expertiză specializată, astfel încât companiile să poată alege nivelul de suport potrivit propriilor nevoi.
Alege soluția pornind de la nevoile reale ale companiei
Înainte de a decide ce program de salarizare vei utiliza, analizează procesul actual și identifică activitățile care consumă cel mai mult timp, presupun multe operațiuni manuale sau prezintă un risc mai mare de eroare.
Nu numărul de funcționalități ar trebui să fie criteriul principal, ci felul în care acestea răspund nevoilor concrete ale organizației. Un software de salarizare potrivit ar trebui să simplifice administrarea payroll-ului, să reducă activitățile repetitive și să poată susține compania pe măsură ce aceasta evoluează.
Sursa foto: sdworx.ro
_____
* conținut sponsorizat
