Forbes România invită reprezentanții mediului de afaceri și specialiștii în domeniu ca să-și exprime opiniile despre implementarea proiectului e-Factura, realizat de Ministerul Finanțelor, pentru a vedea modul în care a fost pregătit și lucrurile care pot fi îmbunătățite la acest sistem de facturare electronică.
Vera Constantin, Expert Contabil, Adviser Cont Expert și director general la Azienda Consulting
Forbes: Cum considerati ca a fost pregatit proiectul e-Factura de catre Ministerul Finantelor, lansat la 1 ianuarie 2024? (infrastructura, comunicarea etc
Vera Constantin: Sistemul de facturare electronică, denumit e-Factura, a fost operaționalizat in Romania din 2021 și a fost opțional în prima fază, fiind adresat exclusiv companiilor care derulează proceduri de achiziții publice. Ulterior, el a fost extins și către mediul privat.
În primă instanță, trebuie să menționez că lansarea și implementarea proiectului e-Factura de către Ministerul Finanțelor nu au fost lipsite de probleme semnificative. Pregătirea infrastructurii și comunicarea în legătura cu această noua platformă au fost deficitare, generând multiple inconveniente pentru contribuabili.
Orice persoană interesată de subiectul facturării electronice a fost martorul unui demers insuficient pregătit, care a condus la frustrări considerabile în rândul utilizatorilor.
Forbes: Care sunt dificultățile pe care le-ați întampinat până acum în utilizarea facturii electronice din partea SPV?
Vera Constantin: Obligativitatea transmiterii facturilor electronice în RO e-Factura în relația B2B de la 1 ianuarie 2024 a fost destul de mediatizată, dar totul în termeni foarte generali.
Deși intenția a fost bună, în practică proiectul RO e-Factura este umbrit de numeroase probleme, iar comunicarea oficială dintre ANAF si contribuabilii a fost și este insuficientă.
Infrastructura nu pare să fie gata să susțină volumul de tranzacții și transfer de date dintre firme și ANAF.
- Aceasta lipsă de pregătire a produs situații absurde, precum cazul firmelor nou înființate. În cazul unei firme nou înființate, ce apare în baza de date ANAF, la emiterea facturilor către aceasta, apar mesaje de eroare: „CUI identificat in factura … = NU EXISTĂ”. În acest caz, platforma ANAF nu recunoaște o firmă nou înființată, probabil dintr-o eroare de accesare a propriei baze de date.
- De asemenea, s-a constatat existența unor erori ale serviciilor web, care par a fi oprite aleator, sau modificate temporar, generând probleme utilizatorilor sistemului RO e-Factura. Serviciile web au fost adesea oprite ore în șir, fără notificări clare și transparente, lăsând utilizatorii în întuneric în privința funcționalității sistemului.
- Erori false legate de formatarea facturilor, cum ar fi eroarea „element necunoscut („Invoice”) în namespace”, care ar mai fi de notat.
- Utilizarea aplicației oficiale de transformare XML e-Factura (UBL) în PDF, de la adresa https://www.anaf.ro/uploadxml/, induce în eroare utilizatorii, este fără instrucțiuni, pe fondul unui design de pagina minimalist. La fel, informațiile despre ce face aceasta aplicație.
- Softul oficial de emitere facturi si generare xml, situat la adresa: https://www.anaf.ro/CompletareFactura/faces/factura/informatiigenerale.xhtml, are o funcționalitate extrem de greoaie și orice candidat ce se încumetă să utilizeze aplicația se va convinge în scurt timp.
- Utilizarea aplicației pentru generarea unei facturi xml presupune completarea unor câmpuri total neprietenoase, asta deoarece nu există nicio indicație scrisă legată de semnificația denumirii acestor câmpuri, mai exact, ce date trebuie introduse. Din cauza acestui fapt, se lasă la latitudinea utilizatorului alegerea datelor pe care acesta le consideră relevante vis-a-vis de semnificația pe care o atribuie utilizatorul numelor câmpurilor codificate, pentru a valida, la final, o simplă factură xml. Aceasta numai dacă utilizatorul ajunge la validarea finală și la generarea xml, deoarece completarea incorectă (din punctul de vedere al așteptărilor acestei aplicații) nu permite validarea și nu se generează factura xml fără a trece testul completării, pornind de la o bună intuiție si inspirație. Iată câteva exemple din datele ce se doresc a fi completate în zecile de câmpuri ale aplicației de generare facturi de la adresa mai sus menționată:
Codul datei de exigibilitate a taxei pe valoarea adăugată (BT-8);
Codul monedei de contabilizare a TVA (BT-6);
Data exigibilitate TVA (BT-7);
Referința Cumpărătorului (BT-10);
Referința proiectului (BT-11);
Referința dispoziției de vânzare (BT-14);
Referința avizului de recepție (BT-15);
Referința avizului de expediție (BT-16);
Referința cererii de oferta sau a lotului (BT-17);
Identificatorul obiectului facturat (BT-18a);
Referința contabilă a cumpărătorului (BT-19);
Termeni de plată (BT-20);
Codul tipului de instrument de plată (BT-81) (cu 97 de opțiuni ale tipurilor de instrumente, toate de citit înainte de selecție);
Unitatea de măsură (BT-130)*** (se pot selecta: 10 – Grup, 11 – Ținuta, 13 – Rația, 14 – Doza, 15 – Stick, militar, 20 – Container 20ft , 24 – Livra teoretică etc., dintr-o listă cu extrem de multe posibilități). Lista conține extrem de multe unități de măsură. Pentru a găsi unitatea de măsură cea mai folosită trebuie să ții mine poziția cursorului de la ultima utilizare a acestui program, pentru că altfel trebuie să parcurgi toată lista din nou.
- 7. Una dintre cele mai evidente a fost generarea erorilor la nivelul codului OAuth, ceea ce a creat obstacole în transmiterea facturilor. Serviciile web au fost adesea oprite sau modificate temporar, fără notificări clare și transparente, lăsând utilizatorii în incertitudine totală în privința functionalității sistemului;
- 8. Lista nu se opreste aici și continuă si cu imposibilitatea atașării de arhive facturii electronice, deși în manualul oficial de pe site-ul ANAF se povestește de această posibilitate.
Forbes: Care sunt sugestiile dvs pentru Ministerul Finantelor (ANAF) pentru imbunatatirea acestui sistem e-Factura?
Vera Constatin: Pentru a îmbunătăți sistemul RO e-Factura, există câteva sugestii-cheie. În primul rând, trebuie acordată o atenție deosebită actualizării și îmbunătățirii infrastructurii pentru a asigura o funcționare stabilă a serviciilor web. Comunicarea trebuie să fie transparentă și constantă, oferind contribuabililor informații clare cu privire la schimbările în infrastructură și modul de rezolvare a problemelor.
Crearea unui serviciu suport ANAF în mediul online, special pe zona facturării electronice, ar fi o sugestie binevenită și apreciată de companii.
Acest serviciu suport ANAF – RO e-Factura (format din specialiști IT atent selectați) – ar putea să gestioneze toata problematica RO e -Factura prin interacțiune online, oferind soluții, indicații, până la 01.04.2024, când intrăm pe zona amenzilor RO e-Factura.
Cu siguranță, așteptările de la acest serviciu oferit de ANAF s-ar axa pe clarificarea și soluționarea erorilor tehnice apărute în maxim 5 zile calendaristice (nu în 45 de zile de la data la care organele fiscale au obligația legală să raspundă unei solicitări din partea unei firme, conform Codului de procedură).
Acest nou serviciu ar putea sa aibă ca atribuții contorizarea oficială și publicarea zilnică pe site-ul ANAF a timpilor de nefuncționare a SPV și ar putea oferi din timp mesaje de avertizare cu privire la perioada de mentenanță a site-ului ANAF.
Începând cu 1 iulie 2024, atât emiterea facturilor, cât și primirea și înregistrarea acestora de către emitenți, respectiv destinatari, persoane impozabile stabilite în Romania, în altă modalitate decât prin canalul RO e-Factura, pentru tranzacțiile B2B, se sancționează cu o amendă în cuantum de 15% din valoarea totală a facturii, atât la furnizor, cât și la cumpărător.
Acest procent de amendă de 15%, deși redus față de amenda prevăzută anterior (care putea fi în suma tva-ului înscris pe factură, deci oricât) va afecta activitatea companiilor. Pentru transmiterea cu întârziere a facturilor electronice din cauze mai mult sau mai puțin obiective, procentul este extrem de mare și va îngreuna sau stopa activitatea firmelor.
Profitul dintr-un business poate pleca sub forma de amendă catre ANAF. Salariații ce se ocupa de facturare electronică pot risca sancțiuni disciplinare și chiar concedierea dacă nu au transmis facturile în 5 zile calendaristice, poate chiar în perioada în care site-ul ANAF era nefuncțional. Ca si contribuabil, nu ai nicio posibilitate tehnică să măsori, sau să dovedești, care au fost timpii de nefuncționare a platformei ANAF.
Cuantumul amenzii este exagerat de mare comparativ cu fapta sancționată.
În situația în care sistemul RO e-Factura nu este funcțional timp de minimum 24 de ore, obligația de transmitere a facturilor prin sistem în cazul tranzacțiilor B2B între persoane impozabile stabilite în Romania se suspendă până la repunerea în funcțiune a sistemului. Mai mult, în această situație, se aplică în mod corespunzător prevederile art. 319 din Legea nr. 227/2015, cu condiția transmiterii ulterioare, în sistemul RO e-Factura, a facturilor electronice emise (pe hârtie).
Perioadele de nefuncționare a sistemul RO e-Factura vor fi publicate pe paginile de internet ale Agenției Naționale de Administrare Fiscala și Ministerului Finantelor (ne promit oficialii).
Un aspect major care trebuie abordat este atitudinea oficialilor față de feedback-ul și problemele semnalate de contribuabili. Este esențial ca Ministerul Finanțelor să recunoască deficiențele și să ofere sprijin adecvat.