Organizarea unui eveniment corporate poată părea o provocare pentru echipa de comunicare și resurse umane a unei companii. Însă, în realitate, un astfel de eveniment poate fi organizat extrem de eficient, urmând doar câțiva pași esențiali și respectând bugetul alocat.
Care este obiectivul evenimentului?
Atunci când organizezi un eveniment de tip corporate este ideal să stabilești dinainte care sunt obiectivele. Este vorba de o petrecere de sărbători pentru angajați, despre o lansare a unui nou produs, o gală de premiere, un workshop sau o conferință? În funcție de aceste detalii îți va fi mult mai ușor să stabilești o serie de obiective tangibile, pe care să le poți măsura ulterior.
Numărul de invitați
Un alt detaliu de care trebuie să ții cont atunci când organizezi un eveniment corporate este numărul de invitați. În funcție de acest aspect vei putea ulterior să alegi o locație potrivită și să organizezi și restul detaliilor pentru eveniment. Dacă este vorba de un eveniment cu un număr mai mic de 50 de invitați, atunci vorbim despre un micro eveniment business, cum ar fi un team building sau un training. În schimb, evenimentele business care au peste 150 de invitați au o amploare diferită, iar în această categorie se pot încadra conferințele. Iar evenimentele corporate cu peste 500 de invitați, cum ar fi summit-urile sau simpozioanele, necesită spații mult mai mari – atât pentru conferințe, cât și pentru partea de expoziție a standurilor pentru invitați.
După stabilirea numărului de invitați, poți căuta deja un model de invitație pentru eveniment la Indigo Cards. Invitații vor aprecia cu siguranță dacă vor primi o invitație fizică, și nu una virtuală, prin e-mail.
Stabilește un buget
În funcție de obiectivele stabilite și de numărul de invitați, vei putea calcula ulterior și un buget pentru eveniment. Acesta ar trebui să includă cheltuielile pentru închirierea locației, serviciile de catering, decorațiuni, salariile personalului, goodie bags, entertainment și serviciile de promovare. Însă, chiar și pentru cel mai bine organizat eveniment pot apărea cheltuieli neprevăzute, așa că ar fi indicat să asiguri un buget extra pentru astfel de situații.
Alege o locație potrivită
Următorul pas pentru organizarea unui eveniment corporate constă în alegerea locației, care poate fi o sală de conferințe clasică, în cadrul unui hotel sau a unei săli de spectacol, sau poți opta pentru un restaurant elegant, potrivit pentru o gală.
Pregătește programul
Întotdeauna trebuie să te asiguri că ai totul foarte bine organizat pentru un eveniment corporate, pentru că imaginea companiei este extrem de importantă. Așa că asigură-te că ai ales cei mai buni moderatori și fotografi pentru eveniment. Aceștia vor fi responsabili cu crearea unei atmosfere potrivite pentru invitați, și vor captura cele mai frumoase momente.
Este important ca invitații să cunoască și ei programul evenimentului, așa că dacă vor fi mai multe conferințe sau discursuri, poți pregăti o serie de flyere cu întregul program. De asemenea, acesta poate fi afișat și digital pe câteva ecrane amplasate în cadrul evenimentului.
Un alt aspect important este organizarea locurilor pentru invitați, fie că este vorba de așezarea lor la mese sau pe scaunele de conferință. Este esențial ca invitații să fie grupați astfel încât să aibă interese comune și să poată socializa pe tot parcursul evenimentului.
Pregătește meniul pentru eveniment
Poți organiza organiza meniul în funcție de formatul evenimentului, astfel încât preparatele alese să poată fi servite fără probleme de către invitați. Dacă este vorba de o gală, poți opta pentru un meniu de restaurant, care să includă diferite delicatese. Iar în cazul unei conferințe, poți alege un meniu cu gustări și frigărui, care pot fi servite mult mai ușor. De asemenea, nu ar trebui să lipsească nici colțul cu băuturi, unde invitații pot să servească atât ceaiuri și cafea, cât și băuturile alcoolice și nealcoolice.
Așadar, aceștia sunt pașii esențiali pe care trebuie să îi urmezi pentru organizarea unui eveniment corporate. Încearcă să îți stabilești de la început un buget pentru eveniment, pe care să îl aprobi cu departamentul financiar, astfel încât să poți derula toate activitățile cât mai eficient.