Cautare




, Staff

https://www.facebook.com/forbesromania https://twitter.com/ForbesRo

Leadership |
|

Time management: cum să le faci viața mai ușoară angajaților din departamentul de Achiziții și Logistică

Timpul înseamnă bani şi, oricât de comun ar suna, ne lovim zilnic de situații care ne impun să fim mai eficienți, mai rapizi, mai performanți. Time managementul este o preocupare reală în domeniul business, iar în anumite departamente-cheie, cum este cel de Achiziții și Logistică, exigența și viteza de execuție au un rol esențial.

De la prospectarea pieței la negocierea ofertelor, de la identificarea nevoilor de achiziție și alocarea bugetelor și de la elaborarea procedurilor privind achizițiile la eficientizarea costurilor și participarea la licitații publice, departamentul desemnat are atribuite o mulțime de sarcini, care de care mai consumatoare de timp și mai delicate, toate de o importanță vitală pentru buna funcționare a întregii companii.

Principalul sprijin al acestui departament este însăși conducerea companiei, datoare să susțină și să ofere asistență în orice situație dificilă care impune acest lucru. Iar time managementul este o situație complicată permanentă sau cel puțin recurentă cu care ne confruntăm toți. Rezolvarea ei impune exercițiu, cercetare și actualizare constantă în plan personal și profesional, dar și o legătură strânsă cu tehnologiile noi. Există însă trucuri și unelte care te vor ajuta să înlesnești activitățile colegilor de la Achiziții:

Atribuie fiecare sarcină în funcție de abilitățile membrilor echipei

Numărul task-urilor poate deveni uneori copleșitor, iar tendința generală este aceea de a le distribui în funcție de încărcarea programului membrilor echipei. Din nefericire, persoana responsabilă de întocmirea și optimizarea bugetelor ar putea să nu fie cea mai bună alegere pentru negocierea unei oferte de preț cu un furnizor. De aceea, este important să atribui angajaților acele sarcini pe care le-ar îndeplini cel mai eficient. Asta nu înseamnă că pui la îndoială multitudinea de talente și arii de expertiză ale salariaților, ci că le recunoști meritele deosebite în anumite direcții și tipuri de activități. În definitiv, nimeni nu se așteaptă ca managerul departamentului să piardă timp cu prospectarea pieței, așa cum nici ceilalți membri ai echipei nu îl pot înlocui când vine vorba de negociat sau luat decizii importante.

Stabilește prioritățile și impune deadline-uri

Prioritizarea anumitor demersuri și acțiuni poate ajuta întreaga echipă să se organizeze mai bine. Pe de altă parte, comunicarea fermă a unor deadline-uri este importantă pentru o mai bună organizare. În acest fel, angajații vor evita să piardă timpul cu sarcini îndelungate, dar mai puțin importante și vor reuși să se concentreze pe ceea ce contează cu adevărat. O programare clară a acestora oferă o privire de ansamblu asupra urgențelor. Bineînțeles că situațiile neprevăzute pot să apară oricând, indiferent de departament sau natura companiei, dar un calendar al priorităților este o metodă sigură de a te asigura că nimeni nu va ignora și nu se va abate de la planul global. În plus, în acest fel vei putea estima și care este timpul necesar fiecărei activități și veți învăța împreună să anticipați astfel încât să nu vă mai simțiți vreodată copleșiți și să vă încadrați în programul de lucru.

Urmărește și cuantifică situațiile neplănuite

Situațiile neprevăzute, mai ușor sau mai dificil de rezolvat, pot să apară zilnic în cadrul unei firme, indiferent de anvergura acesteia și au tendința de a ocupa o mare parte din timpul angajaților. Pentru a le putea cuantifica, faceți o lista cu task-urile neplanificate pe care fiecare le rezolvă zilnic. La finalul fiecărei săptămâni, veți putea avea o situație clară a timpului de lucru petrecut pentru soluționarea lor și veți deveni astfel capabili să estimați mai bine încărcarea pentru săptămâna următoare. Această tactică este folositoare și pentru a motiva membrii echipei, deoarece aceștia nu se vor mai simți întrerupți din activitate, ci vor realiza că au îndeplinit noi task-uri, vor avea senzația plăcută a finalității și a lucrului dus la bun sfârșit. Se pare că listele chiar ne ajută să fim mai eficienți, mai mulțumiți de noi înșine și mai determinați.

Încurajează folosirea uneltelor moderne

Să fii priceput în tehnologie, nu mai este un moft, ci o necesitate. Calendarele online sunt mai la îndemână decât perimatele agende, au notificări pentru evenimente și întâlniri, sunt la îndemâna și în văzul tuturor celor implicați și ne sunt indispensabile tuturor. Programele de project management și time management sunt alte aptitudini de care nu ne mai putem lipsi, indiferent de domeniul și departamentul în care lucrăm. Dar pentru fiecare branșă există și unelte specifice, iar găsirea și folosirea lor trebuie încurajată de către manageri. Să presupunem că Departamentul de Achiziții și Logistică trebuie să se ocupe în cel mai scurt timp de înnoirea flotei auto a companiei, iar asta implică în primul rând studierea bugetelor și obținerea aprobărilor necesare, alegerea unui serviciu de leasing operațional sau leasing financiar în funcție de nevoi și posibilități, prospectarea pieței de furnizori și compararea ofertelor, negocierea acestora și, în final, demararea demersurilor de achiziție. Pare un șir nesfârșit de sarcini, care mai de care mai consumatoare de timp și mai minuțioase, dar, cu uneltele potrivite, se poate reduce considerabil. Imaginează-ți din nou cum ar decurge acest proces dacă echipa ar folosi un software pentru elaborarea și aprobarea bugetelor și un calculator pentru rate de leasing pentru estimarea lor; deja achiziționarea propriu-zisă pare mult mai aproape, nu-i așa?

Diminuează întreruperile și folosește eficient intervalele scurte de timp

Educă-ți echipa să reducă întreruperile. Toți antreprenorii și managerii își doresc angajați capabili de multitasking, dar adevărul este că încercările de a duce la bun sfârșit mai multe task-uri simultan duce la un deficit al productivității. Instruiește-ți echipa să se ocupe de lucrurile care pot suporta amânare în tranșe și să nu suspende activitățile cu adevărat importante pentru a citi emailuri sau orice altă acțiune care poate fi întârziată. De asemenea, sugerează-le să folosească intervalele scurte de timp pentru a rezolva task-uri rapide, nicidecum pentru a începe proiecte care necesită aprofundare. Nu este deloc eficace să folosești un termen de 15 minute pentru a recalcula bugetele pentru anul în curs; simpla deschidere a unui tabel de o asemenea anvergură ar putea duce la un blocaj. În schimb, în acest răstimp poți răspunde la emailuri sau suna un furnizor, ducând la finalitate o acțiune. Satisfacția va fi imediată, iar lista task-urilor se va reduce palpabil în acest fel.

Strategiile de optimizare a timpului de lucru sunt necesare în orice mediu de afaceri. Folosește-te de aceste recomandări pentru a crește eficiența și în alte departamente. Găsește noi soluții, automatizate sau nu și adaptate la nevoile fiecărei subdiviziuni a afacerii pe care o conduci.

 

 

Postează un comentariu

sau înregistrează-te pentru a adaugă un comentariu.

*

Comentarii

Nu există comentarii