Pentru necunoscători, diferențele dintre apostilare și supralegalizare sunt destul de neclare. Principala diferență dintre cele două proceduri este legată de instituțiile care sunt implicate în aceste demersuri.
Ce este apostilarea/supralegalizarea
- Procedura apostilării a luat naștere prin adoptarea Convenției de la Haga. Apostila se aplică numai în cazul documentelor care urmează să fie folosite în statele semnatare ale Convenției de la Haga. Apostila presupune certificarea credibilității unui document de care este nevoie pe teritoriul altui stat. Convenția de la Haga a fost încheiată tocmai pentru a suprima cerința supralegalizării actelor oficiale. În țările care nu sunt parte a acestui acord se aplică în continuare cerința supralegalizării.
- Procedura supralegalizării presupune că un act emis în România, pentru a fi recunoscut la nivel internațional, trebuie să treacă printr-o anumită formalitate. Această procedură este obligatorie dacă actul respectiv urmează să fie folosit în state care nu sunt parte a Convenției de la Haga, sau state cu care există tratate pentru recunoașterea reciprocă a documentelor. Supralegalizarea este un mod de a beneficia de protecție, de securitate a datelor, a informațiilor și a oamenilor.
Așadar, supralegalizarea nu este același lucru cu apostilarea. Diferă statele în care sunt utilizate documentele, dar și instituțiile care aplică apostila și supralegalizarea.
În cazul apostilării, autoritățile competente sunt următoarele:
- Instituția prefectului (prin Biroul Apostilă, pentru documente administrative);
- Camera Notarilor Publici (pentru acte notariale);
- Tribunalul pentru hotărâri judecătorești (pentru acte emise de executori judecătorești și actele originale emise de Registrul Comerțului).
În cazul supralegalizării, autoritățile competente sunt următoarele:
- Ministerul Afacerilor Externe: pentru documentele administrative (acte de stare civilă, de studii, de muncă). Poate fi vorba și de supralegalizarea actelor românești la ambasadele străine.
- Ministerul Justiției: pentru hotărâri judecătorești, acte emise de executori judecătorești, sau acte emise de Registrul Comerțului.
- Camera Notarilor Publici: pentru acte notariale (contracte, procuri, declarații autentice, copii legalizate, legalizări).
Ce acte pot fi supralegalizate
Pot fi supralegalizate:
- acte originale;
- copii legalizate;
- traduceri legalizate.
Acte care nu se pot supralegaliza
- actele emise în alte țări;
- caziere judiciare emise de mai mult de 6 luni;
- acte de identitate;
- diplome onorifice;
- adeverințe de angajat eliberate de firme;
- adeverințe de asigurat;
- documente de competență lingvistică;
- certificate de absolvire a unor cursuri;
- certificatele de stare civilă emise de agenți diplomatici ai României.
Este bine ca, înainte să pleci din țară, să te asiguri că actele de care ai nevoie sunt supralegalizate, dacă statul unde te duci solicită această procedură.
Actele de care ai nevoie în vederea supralegalizării
Pentru a îndeplini procedura de supralegalizare ai nevoie de:
- cererea de supralegalizare a unor acte oficiale pentru persoane fizice/juridice;
- actele care urmează să fie supralegalizate în original;
- copii ale actelor care urmează să fie supralegalizate;
- carte de identitate/pașaport/carte rezidență pentru membrii familiei/ permis de ședere (original și copie).
Procedura de supralegalizare a actelor oficiale de către Ministerul Afacerilor Externe român se realizează gratuit.
