De aproape un an, digitalizarea s-a transformat și în mediul de afaceri local dintr-o opțiune într-o reală necesitate. Iar în ultimele luni, tot mai mulți antreprenori au apelat la adoptarea de soluții digitale, imediat ce episodul pandemic a început să se resimtă și în economia noastră.
În acest context, am ales să vorbim despre rolul și beneficiile semnăturii electronice, mai ales în „noul normal” impus de pandemia de coronavirus, cu Raluca Pușcaș, Partner & Head of Data protection @Filip & Company.
Forbes România: În ultima perioadă, digitalizarea s-a transformat dintr-o opțiune într-o necesitate. Care este rolul pe care-l joacă în acest context semnătura electronică?
Raluca Pușcaș: Într-adevăr, contextul actual a accelerat adoptarea soluțiilor digitale, pentru că stilul în care interacționăm cu colegii, clienții, furnizorii și partenerii de afaceri s-a schimbat într-un mod rapid, care a determinat adaptări la fel de rapide. Pentru a rămâne competitive, companiile au început să integreze din ce în ce mai mult soluții care le ajută să-și desfășoare activitatea la distanță, iar semnătură electronică, prin toate avantajele pe care le aduce are un rol important în acest sens. Probabil că într-un viitor nu foarte îndepărtat, utilizarea semnăturii electronice va deveni un standard, la fel cum utilizăm în prezent cardurile bancare. Însă, până atunci mai este un drum de parcurs, inclusiv din punct de vedere al actualizării cadrului legislativ în domeniul digitalizării.
Forbes România: Din păcate, pandemia a scos la iveală faptul că multe dintre companii, fie ele și mari, nu erau tocmai familiarizate cu desfășurarea activităților prin intermediul online-ului. Într-un astfel de tablou: care sunt avantajele utilizării semnăturii electronice? Dar limitările folosirii acesteia?
Raluca Pușcaș: Soluțiile de semnătură electronică sunt prietenoase cu utilizatorul și ajută la economisirea timpului cu semnarea și circularea documentelor între părți aflate la distanță. Există și alte beneficii, de la eficientizarea costurilor prin arhivarea electronică a documentelor astfel semnate, o mai bună organizare a documentelor în cadrul companiei, asigurarea mai eficientă a trasabilitatii documentelor și a accesului la documente și până la protejarea mediului, întrucât semnarea electronică a documentelor înseamnă mai puțină hârtie printată. Din practică, am observat deschiderea companiilor spre noile tehnologii și dorință de a utiliza soluții sigure și rapide, care să asigure confidențialitatea și securitatea tranzacțiilor și, un aspect important, să ofere certitudine juridică. Astfel, în multe cazuri apare întrebarea pentru ce tip de documente poate fi folosită semnătură electronică și ce valoare juridică vor avea documentele astfel semnate. Pentru a afla un răspuns, ar trebui avute în vedere cerințele prevăzute de lege pentru încheierea diverselor tipuri de acte juridice, de exemplu pentru unele dintre acestea nefiind prevăzută o cerință specifică, iar pentru altele fiind necesară încheierea în forma scrisă, ca cerință de validitate sau de probă. Forma scrisă nu înseamnă neapărat semnată pe suport hârtie, iar aici intervine posibilitatea utilizării semnăturii electronice, alături de următoarea întrebare: ce tip de semnătură electronică să alegem? Un răspuns în acest sens pornește de la stabilirea cadrului juridic aplicabil, și anume regulamentul adoptat la nivel european (aplicabil direct și în Romania) 910/2014/EU, denumit și eIDAS. Acesta stabilește trei tipuri de semnături electronice: simple, avansate și calificate. În privința semnăturii calificate, regulamentul prevede că aceasta are efectul juridic echivalent semnăturii olografe. În același timp, eIDAS permite statelor membre să reglementeze prin legislația internă efectele juridice ale celorlalte tipuri de semnături electronice, simplă și avansată. Prin urmare, soluțiile pot fi identificate în funcție de tipurile de documente avute în vedere și cerințele legale aplicabile.
Forbes România: Câte companii au ales să implementeze o astfel de soluție de la declanșarea pandemiei și până în prezent? Din ce domenii economice provin acestea?
Raluca Pușcaș: Cred că discuția este relevantă pentru toate sectoarele de activitate. De exemplu, pentru a face cumpărături online, clientul se autentifică pe un site și acceptă printr-un click termenii și condițiile, acesta fiind un exemplu de utilizare a semnăturii electronice simple. Interesul este crescut pentru utilizarea semnăturii electronice în relația cu instanțele judecătorești, cu autoritățile și în relația dintre comercianți, în diverse domenii economice, unde, cum spuneam mai devreme, tipul de semnătură electronică ales ar trebui să fie raportat la categoriile de documente avute în vedere și cadrul legal aplicabil.
Forbes România: Ce noi nevoi au fost descoperite în urma acestei perioade de șoc cu privire la îmbunătățirea acestei soluții?
Raluca Pușcaș: La acest moment există mai multe inițiative legislative care privesc semnătura electronică și recent (în octombrie) a fost publicat un proiect de ordonanță de urgență care face referire la utilizarea semnăturii electronice în domeniul relațiilor de muncă. Având în vedere că exista deja un regulament european (eIDAS) direct aplicabil în România, armonizarea cadrului legislativ intern și actualizarea acestuia, acolo unde regulamentul a lăsat la latitudinea statelor membre posibilitatea de a reglementa anumite aspecte (cum ar fi valoarea juridică a semnăturilor electronice simple sau avansate) reprezintă un pas important de urmărit în continuare.
