Cautare




, Staff

https://www.facebook.com/forbesromania https://twitter.com/ForbesRo

SmallBusiness |
|

Ședințele de lucru pot accelera dezvoltarea unei companii. Cum să le folosești în mod eficient

Ședințele sunt printre cele mai displăcute și criticate activități, de angajați și manageri deopotrivă, prezentate chiar și de apărătorii lor drept „un rău necesar”. O ședință prost organizată nu este doar o pierdere de timp, ci și un stres care va afecta rezultatele organizației.
shutterstock_532073215

Potrivit Harvard Business Review, 71% dintre manageri seniori consideră ședințele drept neproductive și ineficiente, însă petrec mai mult timp decât niciodată în asemenea reuniuni. Durata lor pentru managerii seniori a crescut de la doar zece ore pe săptămână în anii 1960, la 23 de ore la începutul anilor 2000.

Atunci când sunt prost organizate, ședințele afectează negativ productivitatea. Totuși, cele bine organizate pot fi motorul dezvoltării firmei și un avantaj competitiv important. Este nevoie de întruniri de lucru pentru ca persoane cu competențe diferite să intre în contact, să schimbe idei și să identifice soluții creative. Cantitatea și structura sunt esențiale atunci când vine vorba de impactul ședințelor asupra organizației: prea multe asemenea întâlniri, mai ales dacă nu au un scop clar pentru toți participanții, ajung să facă mai mult rău decât bine.

Pune în practică următoarele măsuri pentru îmbunătățirea substanțială a ședințelor din compania ta:

Simplifică

Multe companii complică excesiv ședințele. Nimeni nu își propune să piardă timp sau să risipească efort, dar teama de a părea neprofesionist sau învechit câștigă de multe ori în fața eficienței. De fapt, nu în toate ședințele își au rostul prezentări cu grafice complexe și un design atent gândit. În multe situații, explicarea detaliată a rapoartelor sau rezultatelor a devenit mai degrabă o povară.

Nu lăsa uneltele ședinței să îți răpească mai mult timp decât e necesar. Dacă ai neapărată nevoie de o prezentare digitală complexă, atunci timpul petrecut în crearea și prezentarea acesteia poate fi bine investit. În rest, alege instrumentele prezentării în funcție de nevoi și de gradul de eficiență. Ca să subliniezi un punct de vedere și câteva concluzii, o tablă magnetică și un marker sunt mai mult decât suficiente. Vezi produsele care facilitează comunicarea și învățarea în mod eficient într-o ședință scurtă.

Structurează

Orice ședință trebuie să aibă un scop clar, iar fiecare persoană prezentă trebuie să aibă un motiv clar pentru care se află acolo. Fără o temă clară și obiective bine definite, discuția se poate îndepărta rapid de subiect, iar întâlnirea se poate prelungi inutil. În plus, persoanele care nu au nevoie să fie într-o ședință pierd timp prețios, iar dacă nu sunt interesate de subiect, vor face mai mult rău decât bine. E mai greu să fii creativ, pasionat și plin de soluții atunci când ai în jur persoane care cască sau care își verifică obsesiv ceasul.

La sfârșitul fiecărei ședințe, e important să se stabilească următorii pași. Astfel, există șanse mult mai mari ca aspectele discutate să se transforme în acțiuni concrete și ca întârzierile să fie minime. „Cine va face, ce și până când?” este o frază care a devenit deja o regulă de comunicare într-o companie americană din domeniul imobiliar, potrivit New York Times. Acesta e folosită la sfârșitul întâlnirilor, în emailuri și la telefon pentru a stabili clar trei aspecte: persoana, sarcina și termenul limită. Astfel, așteptările sunt mult mai clare, iar munca în echipă poate fi evaluată și măsurată mult mai bine.

Rafinează

Companiile sunt diferite, așa că vor exista invariabil preferințe la nivelul organizației cu privire la desfășurarea ședințelor. Pe lângă aspectele care țin de o bună organizare, trebuie să se ia în calcul cultura organizațională. Care și cum sunt valorile, credințele, tradițiile și interacțiunile din organizația în care lucrezi? Pentru cele mai bune rezultate, ședințele de lucru vor fi adaptate la specificul culturii companiei respective. Dacă se impun prea multe schimbări într-un ritm alert, într-o direcție străină de cea a companiei, acestea vor fi respinse.

Postează un comentariu

sau înregistrează-te pentru a adaugă un comentariu.

*

Comentarii

Nu există comentarii