Cautare




, Staff

https://www.facebook.com/forbesromania https://twitter.com/ForbesRo

Imobiliare |
|

Prima afacere, primul office: Cum îți amenajezi ieftin biroul, în 5 pași eficienți

Nu e suficient să ai o idee bună de afaceri şi bugetul necesar ca să o pui pe picioare. Banii nu sunt nelimitaţi şi, ca să nu-i vezi topindu-se, trebuie să ţii cont şi de lucruri mărunte, cum ar fi alegerea unui office potrivit.

Ai ştiut de la bun început în ce te implici. Ai ştiut că deschiderea unei firme este pasul cel mai uşor, în ciuda birocraţiei. Ai ştiut că fiscalitatea este ridicată şi că facilităţile oferite de statul român tinerilor antreprenori sunt mai degrabă beţe-n roate, decât un sprijin real. Ai ştiut că vei fi nevoit să pui la un loc toţi banii pe care-i poţi strânge, de la părinţi, de la bănci, de la prieteni sau chiar de la colegul de facultate pe care l-ai împrumutat în urmă cu câţiva ani şi care te-a amânat de nenumărate ori.

Dar ai vrut să-ţi urmezi visul până la capăt şi iată-te acum cu actele primei tale firme în geantă, în faţa unei decizii poate la fel de grele: cum va arăta primul tău sediu?

1.  CUM ALEGI SEDIUL VIITORULUI BIROU

Răspunsul la întrebarea de mai sus este mai uşor decât s-ar crede: totul depinde de profilul firmei tale, de banii pe care-i ai la dispoziţie şi de modul în care vrei să interacţionezi cu clienţii.

Dacă poţi lucra cu ei de la distanţă, un apartament de trei camere într-o zonă frecventabilă a oraşului este mai mult decât suficient. Are avantajul costurilor: chiria ajunge la câteva sute de euro, iar cheltuielile cu întreţinerea şi utilităţile nu depăşesc 5-600 de lei.

Reversul medaliei ţine de prestigiu: chiar dacă vin rar, clienţii s-ar putea să nu fie încântaţi de mirosul de mâncare de pe casa scării, sau de faptul că nu găsesc loc de parcare în faţa blocului. Poţi compensa asta cu serviciile ireproşabile şi cu amenajarea plăcută a biroului.

În cazul în care ai ales un domeniu în care este importantă imaginea companiei, vrei ca eventualii clienţi să te găsească uşor, poate chiar din greşeală, şi dacă preconizezi că te vei extinde mult mai repede, dar şi dacă ai suficiente fonduri la îndemână, poţi închiria câteva camere într-o clădire de birouri.

Aici este mult mai uşor să legi prietenii sau chiar parteneriate cu alte firme care activează în aceeaşi clădire, dar costurile cu chiria ajung uşor la 1.500 – 2.000 de euro pe lună.

2. IA DIN TIMP DECIZII CARE TE VOR AJUTA SĂ FACI ECONOMIE

Alege soluții de iluminat care consumă puțin și au durată mare de viață 

Odată ce te-ai decis ce fel de spaţiu vei închiria, următorul pas este să identifici cum ai putea reduce cheltuielile cu întreţinerea, iar într-un sediu nu există altceva mai costisitor ca energia electrică.

Multe clădiri de birouri, ca să nu mai vorbim de apartamente, folosesc sisteme de iluminat învechite, cu neoane care şi-au depăşit cu mult termenul de valabilitate sau becuri spânzurate ici-colo. Un office scăldat în lumină spune mai multe decât unul în care eşti nevoit să te bazezi pe iluminatul natural ca să te mişti printre birouri.

O soluţie eficientă pentru buget, cu rezultate care se văd şi la propriu, şi la figurat, este să schimbi neoanele clasice cu tuburi led Philips, care au câteva calităţi care le fac net superioare altor surse de iluminat:

– consumă puţin şi au o eficienţă de până la 80%

– eliberează o lumină mult mai puternică

Ia legătura cu un electrician 

Fă împreună cu el un plan de lucru: câte birouri vei avea, câte computere, câte imprimante, raportat la câte prize sunt în sediu. Un specialist te va ajuta să-ţi dai seama dacă reţeaua electrică existentă poate susţine consumul tuturor aparatelor electrice estimate şi, mai ales, cum poate fi eficientizată.

Renunţă la persoana de la recepţie

Este o cheltuială inutilă: o companie la început de drum nu are nevoie de cineva la intrare, care să-i întâmpine pe clienţi. Plus că anticamera aduce aminte de dentist şi un posibil client ar fi mai încântat să fie întâmpinat chiar de tine: e o dovadă de punctualitate şi modul în care îi arăţi că iei întâlnirea în serios.

O altă soluţie în locul recepţiei ar fi să marchezi podeaua cu săgeţi, urme de paşi sau bule autocolante de culori diferite, fiecare urmând un traseu de la intrare către un angajat sau către diversele departamente, dacă e cazul. Este o soluţie extrem de ieftină şi practică, aduce culoare în birouri şi musafirii ştiu exact unde să se îndrepte.

Alege soluţia potrivită pentru curăţenie

Şi curăţenia este o altă sursă de cheltuieli care poate fi controlată. Dacă te-ai mutat într-o clădire de birouri, poţi să angajezi cu program normal o femeie de serviciu şi să împarţi cheltuielile cu alte birouri aflate la acelaşi palier.

Dacă, în schimb, ai ales sediul biroului într-un apartament, vei reduce presiunea asupra bugetului dacă vei contracta o femeie de serviciu bilunar sau chiar lunar. Reducerea cheltuielilor pare aproape insignifiantă, dar pe termen lung vei vedea că, împreună cu celelalte idei de mai sus, vei face economii importante. Cât despre curăţenia zilnică, avem câteva ponturi simple care vă vor ajuta s-o faceţi şi s-o păstraţi in-house.

Nu amplasaţi coşuri de gunoi în dreptul fiecărui birou. Folosiţi în schimb containere mai mari într-o zonă ferită, unde gunoaiele şi maculatura să poată fi deja sortate. E totodată un semn că ecologia are importanţă pentru voi.

Nu permiteţi mâncatul la birou. E imposibil să nu-i scape cuiva firimituri pe tastatură, sos pe laptop sau câte un ambalaj pe jos. Cea mai bună soluţie pentru curăţenie este, evident, să nu faceţi mizerie în primă instanţă.

Împărţiţi întregul spaţiu pe care îl aveţi la dispoziţie în zone destinate câte unui scop şi nu le amestecaţi între ele.

La finalul zilei, păstraţi-vă mereu zece minute pentru a pune în ordine orice este nelalocul lui şi chiar pentru a da cu aspiratorul sau cu mătura. Această activitate vă va ajuta să vă deconectaţi şi a doua zi veţi fi cu siguranţă mai decişi să păstraţi curăţenia.

  1. RENOVEAZĂ-ŢI SINGUR VIITORUL SEDIU, BUGETUL ÎŢI VA MULŢUMI

Când te-ai decis unde vei deschide birourile, următorul pas este să te lămureşti dacă spaţiul are nevoie de renovare. Unele clădiri de birouri îţi oferă totul la cheie, dar acestea sunt şi cele mai pretenţioase, cu chirii prea mari pentru bugetul unei companii aflate la început. În toate celelalte cazuri, o mână de lavabilă pe pereţi şi o curăţenie generală implică doar cheltuieli minime: poţi face renovarea chiar tu, cu ajutorul asociaţilor, iar efectele sunt vizibile şi de durată. Tot ce ai nevoie este o cutie de vopsea, un trafalet şi voie bună.

  1. CUM ÎŢI ORGANIZEZI SPAŢIUL ŞI CARE ESTE MOBILA CEA MAI POTRIVITĂ

Înainte să începi să-ţi mobilezi office-ul trebuie să-ţi faci deja o imagine despre cum vor fi aşezate birourile. Îţi va fi mai uşor să-ţi dai seama ce ai nevoie şi cum să le amplasezi în aşa fel încât să-ţi rămână suficient spaţiu să te poţi mişca în voie.

Fii flexibil: potrivit lui Chris Booth, managerul unei companii britanice de amenajări birouri, citat de forbes.com, un plan open-space aduce numai avantaje. Dacă simţi nevoia să renovezi, la un moment dat, o poţi face mult mai repede şi mai ieftin. Iar atunci când vei vrea să te extinzi nu vei fi nevoit să muţi pereţii din loc.

Păstrează un stil simplu şi util. Oricât ţi-ai dori să ai şi un bufet, şi o canapea, şi nişte fotolii  comode, gândeşte-te întâi la buget şi în al doilea rând la utilitate. Dacă vrei să te relaxezi, mai bine ieşi 10 minute la o plimbare într-un parc, sau chiar pe străzi. O să te aeriseşti şi o să te deconectezi mai eficient.

Îmbină inspiraţia, inovaţia şi calitatea. Eşti tentat să cumperi nişte birouri ieftine şi eventual de o calitate proastă, doar ca să economiseşti nişte bani? Poţi face economie dacă găseşti soluţii alternative pentru mobila de birou. Un exemplu sunt cei de la Amazon, celebri şi pentru birourile lor construite din uşi simple. Cu câteva ore de muncă vei obţine, dacă urmezi pașii de pe blog.aboutamazon.com, ceva ce niciun magazin nu-ţi va putea vinde: un motiv de laudă şi un birou unicat.

Un office poate deveni cu adevărat o a doua casă, dar nu la modul neplăcut. Ieşi din zona de confort şi inventează-ţi tu propria mobilă. Cu câţiva paleţi şi o cutie de lac poţi crea masa perfectă pentru espressorul de cafea.

  1. CUM SĂ DAI PERSONALITATE SEDIULUI ŞI, IMPLICIT, AFACERII TALE

Nu în ultimul rând, este importantă şi atmosfera pe care o degajă un office. Poate fi una încărcată, tensionată, sau poate fi jovială şi prietenoasă. Poate să lase o impresie de salon de spital, sau poate să le transmită posibililor clienţi seriozitate, fără ca buna dispoziţie să fie lăsată la uşă, în cuierul de haine. Iată câteva ponturi care te vor ajuta să dai o personalitate aparte sediului tău.

Nu umple pereţii cu citate motivaţionale scoase din context, descărcate de pe internet. Foloseşte imagini şi texte care au legătură cu activitatea firmei şi personalizează-le cât de mult se poate.

Un poster dintr-un film, o decoraţiune sau un trofeu lăsate „întâmplător“ la vedere pe birou spun mai multe despre tine decât un CV bine alcătuit.

Pune cât mai multe plante în locurile în care nu încurcă pe nimeni. Nu trebuie să dai bani pe ele – sigur găseşti ceva frumos acasă la părinţi sau la bunici -, iar efectul va fi evident. Nu sunt cunoscute cazuri de persoane care să fie dezamăgite că au găsit flori într-un birou.

Aeriseşte încăperile cât se poate de des şi păstrează mereu în locuri strategice câte un odorizant de cameră. Nimănui nu-i place mirosul înţepător al tuşului de imprimantă sau cel ionizat al cablurilor încinse.

Sfaturile de mai sus nu garantează succesul în afaceri. Urmăresc doar să te ajute să tai din cheltuielile inutile pe care nu mulţi le iau în considerare atunci când sunt la început de drum cu propria firmă. Nu este vorba de zgârcenie aici: sunt bazele unor politici financiare care sunt aplicate cu succes de giganţi ai economiei mondiale, politici a căror esenţă se reduce la doar şapte cuvinte: „Nu cheltui mai mult decât este nevoie“.

Postează un comentariu

sau înregistrează-te pentru a adaugă un comentariu.

*

Comentarii

Nu există comentarii