Cautare




, Staff

https://www.facebook.com/forbesromania https://twitter.com/ForbesRo

Bunuri de consum |
|

(P) Business-ul tău fără hârtie: cum, de ce, cât

Suntem înconjurați de tehnologie și, de câțiva ani, o folosim în cam tot ceea ce facem. Citim cărți electronice, știri în format electronic, facem cumpărături și plăți online, iar perioadei în care trăim îi spunem, pe bună dreptate, era digitală.
2017 certSIGN Go Paperless PRINT

Cu toate acestea, la birou continuăm să lucrăm cu hârtie, chiar dacă nu ne avantajează deloc.

Un studiu realizat anul trecut de Staples arată că 3 din 4 angajați și-ar dori să aibă acces la tehnologii mai noi, pentru a fi mai eficienți. Potrivit studiului, chiar și angajații productivi sunt de părere că ar putea realiza mai multe lucruri, dacă li s-ar oferi instrumentele potrivite.

Când vine vorba de documente, instrumentele de care ai nevoie nu sunt imprimante mai bune, scanere mai eficiente sau multifuncționale mai ieftine. Pentru că, așa cum arată numeroase studii, atâta timp cât lucrezi cu hârtie, ești ineficient.

De aceea, singura soluție viabilă este să elimini cu totul documentele tipărite din procesele de business. Iar opțiunile care există sunt mai ieftine decât crezi, ușor de utilizat și îți permit să lucrezi exclusiv cu documente electronice.

Cum faci pasul de la documentele pe hârtie la cele electronice, mai exact?

Ca sa poti lucra exclusiv cu documente electronice, trebuie să le poți asigura valoarea legală și să le poți păstra într-un loc mai sigur decât propriul hard disk – unul care să asigure păstrarea lor pe o perioadă îndelungată.

Mai exact, ai nevoie de trei elemente:

  • Certificat digital calificat – semnatura electronică pe care o creezi cu ajutorul acestuia are exact valoarea legală a semnăturii olografe, cu diferența că certificatul digital îți permite să semnezi mii de documente în câteva minute.

Prețul unui certificat digital este de 30 euro, iar dispozitivul securizat pe care este stocat costa alți 17 euro. Preț total: 47 euro.

  • Arhivare electronică cu valoare legală – asigură păstrarea în siguranță și disponibilitatea permanentă a documentelor electronice, pe întreg ciclul lor de viață. E o alternativă mai sigură la serviciile de stocare în cloud, întrucât respectă prevederile legii arhivării electronice și te ajută să respecți, la rândul tău, prevederile legii arhivelor naționale și ale codului fiscal referitoare la păstrarea documentelor.
  • Marcare temporală – o aplici pe documentele electronice care au implicații legale, pentru a demonstra faptul că ele au existat în forma respectivă la momentul când a fost aplicată marca temporală.

Prin comparație, atunci când lucrezi cu documente tipărite, ai nevoie de ceva mai multe lucruri, unele mai mici și mai ieftine, altele mai mari și mai scumpe.

Dacă instituțiile publice au realizat că se poate trăi fără hârtie, o poți face și tu, iar companiile care îți pot furniza cele 3 elemente enumerate mai sus se vor bucura să îți ofere tot suportul necesar pentru a face tranziția de la hârtie la paperless.

Postează un comentariu

sau înregistrează-te pentru a adaugă un comentariu.

*

Comentarii

Nu există comentarii