Cautare




, Contributor

Servicii Financiare & Imobiliare & Auto

Afaceri |
|

Daniel Mateescu, CEO Keez: “Trecem rapid la o etapă când #workfromhome devine #workfromphone și se transformă într-o realitate greu de ignorat”

Digitalizarea este un fenomen ce ia o amploare tot mai mare, iar ultimele două luni de pandemie au demonstrat cât de necesare sunt procesele automatizate într-un astfel de context. În același timp, digitalizarea este și o provocare pentru companiile existente, deoarece le impune să reflecte asupra strategiei actuale și să exploreze noi oportunități de afaceri.
 aboneaza-te
Daniel Mateescu

Cu tehnologiile și cadrele de reglementare necesare pentru a sprijini un mediu de afaceri digitalizat în contabilitate, organizațiile trebuie doar să implementeze instrumentele necesare. Se poate observa deja că digitalizarea aduce schimbări majore tuturor companiilor.

Deși este relativ nou, conceptul de digitalizare a contabilității unei companii vine la pachet cu o multitudine de beneficii, iar tot mai mulți antreprenori adoptă acest model pentru eficientizarea proceselor ce țin de segmental financiar al unei firme.

Pe de altă parte, trend-ul acesta de accelerare a digitalizării ridică multe semne de întrebare, iar oamenii se tem că odată ce tot mai multe procese vor fi automatizate, ei își vor pierderile locurile de muncă. Însă, Daniel Mateescu, CEO Keez, start-up-ul local de tehnologie care a lansat în urmă cu doi ani o platformă online pentru contabilitatea firmelor mici şi PFA-urilor, povestește despre ce înseamnă de fapt digitalizarea segmentului de contabilitate și care va fi impactul acestui fenomen asupra celor care dețin locuri de muncă în domeniul contabilității. De asemenea, Daniel Mateescu prezintă și un scurt cadru despre viitorul contabilității tradiționale într-un secol în care tehnologia își pune amprenta tot mai mult.

“Prin intermediul digitalizării am reușit să aducem contabilitatea la nivelul cerințelor de afaceri ale secolului XXI ceea ce înseamnă că antreprenorii au acum controlul afacerii lor chiar și de pe telefonul mobil. 

Broadband, telefoane mobile inteligente, aplicații mobile pentru aproape orice, cloud, toate acestea au creat și creează așteptări din partea antreprenorilor. Aceștia nu mai au timp de așteptat, vor să ia decizii pe bază de cifre disponibile în timp real. Acesta este contextul, acestea sunt cerințele secolului XXI. Contabilitatea a făcut și ea saltul și acum, dincolo de bariera tehnologică din trecut, peisajul este complet altul: antreprenorii au toate financiarele firmei lor, venituri, cheltuieli, facturi de încasat, facturi de plătit, profit, fonduri disponibile, dividente, tot ceea ce înseamnă rapoarte care le permite să aibă controlul firmei, inclusiv documentele contabile, chiar pe telefon. 

Fac o precizare importantă: digitalizarea nu înseamnă că oamenii, experții contabili, dispar din conversație și totul este doar tehnologie. Dimpotrivă, contabilitatea online aduce beneficii pentru că în spatele tehnologiei se află în permanență un expert contabil autorizat CECCAR care face verificări și dă consultanță antreprenorilor – acest expert este degrevat prin tehnologie de sarcini repetitive, consumatoare de timp și are acum resurse pentru a-și pune în valoare “umanitatea” – relaționare cu clientul, consultanță, rezolvare de probleme, în vreme ce mașina (robotul software) procesează, de exemplu, un extras de cont de 500 de pagini în 5 minute. 

Tehnologia a transformat contabilitatea: până nu demult, antreprenorii vedeau contabilitatea ca pe o funcțiune de conformare. Firma de contabilitate care îți ținea contabilitatea înregistra facturile și chitanțele adunate într-o lună, depunea documentele la Fisc și îți punea la dispoziție un dosar cu toate acestea, în bună ordine. 

Astăzi, prin digitalizare, antreprenorii văd contabilitatea online ca pe un output de tip management financiar livrat prin intermediul unei platforme. Antreprenorii apelează la diverse servicii din acea platformă – în cazul nostru contabilitate, salarizare, facturare, și iau decizii pe bază de cifre disponibile în timp real, cum spuneam mai devreme. Un exemplu concret: ești în benzinărie, tocmai ai făcut plinul și ai achitat cu cardul firmei. Scanezi bonul cu telefonul mobil (prin intermediul aplicației de contabilitate online), acesta este urcat automat în aplicație, contat, și va fi disponibil în câteva secunde în raportul de cheltuieli ale firmei din luna în curs. Sau, vrei să știi cum stai cu veniturile luna asta după ce ai emis două facturi din secțiunea de facturare online din platformă. Imediat după ce ai completat, emis și validat facturile, raportul de venituri se actualizează și ai date consolidate în timp real.

Criza COVID-19 a accelerat procesele de digitalizare. Antreprenorii au descoperit mai întâi beneficiile comunicării online și ale lucrului de la distanță. Timp de două luni toată lumea a experimentat #workfromhome. Trecem rapid la o etapă când #workfromhome devine #workfromphone și se transformă într-o realitate greu de ignorat”, spune Daniel Mateescu.

Iar dacă cei care lucrează în domeniul contabilității se tem că odată cu digitalizarea acestui segment își vor pierde locurile de muncă, iată că Daniel Mateescu are o perspectivă diferită și vede acest fenomen mai degrabă ca pe o oportunitate pentru angajați decât ca pe un impediment în cariera lor. Profesioniştii contabili care înţeleg bine era digitală vor juca un rol important în gestionarea sistemelor şi proceselor care sprijină achiziţia, managementul, analiza şi distribuirea informaţiilor. Astfel, ei trebuie să ţină pasul şi să se adapteze noilor provocări generate de digitalizarea proceselor economice.

“Automatizarea proceselor în contabilitate înseamnă, pe lângă beneficiile menționate mai devreme (beneficii pentru antreprenori), și posibilități de dezvoltare pentru angajații firmei de contabilitate. Asta se întâmplă pentru că, în timpul eliberat de introducerea de date, acești angajați pot să ofere consultanță, să relaționeze mai bine cu antreprenorii în loc să introducă date în sistem, proces pe care inteligența artificială îl face perfect și incomparabil mai repede. Nimeni nu ales o meserie precum contabilitatea pentru că în fiecare lună sunt are foarte multe date de introdus în sisteme într-o fereastră de timp foarte mică. Cei care lucrează în contabilitate au ocazia acum să se dezvolte și mai mult, să pregătească pe alții și să ofere experiența lor antreprenorilor. Toată lumea are de câștigat din asta”, preciează Daniel Mateescu

Într-o economie caracterizată prin globalizare, profesioniștii contabili trebuie să ţină pasul şi să se adapteze noilor provocări generate de digitalizarea proceselor economice. Doar în acest fel experții contabili își vor putea îndeplini rolul de consultant al clienților și se vor putea adapta nevoilor acestora.

“În contabilitatea online activitatea experților contabili este centrată pe client, pe întrebările puse de către acesta, pe explicarea dilemelor pe care le are antreprenorul. Atunci datele de intrare sunt introduse automat, verificarea este un lucru ușor de făcut, iar timpul creat astfel va fi folosit așa cum trebuie, pentru client. Digitalizarea are o influență pozitivă semnificativă asupra activității contabililor”, mai spune CEO-ul Keez

Vechiul mod de a face contabilitate se schimbă de la o zi la alta și de asemenea și rolul contabilului suferă modificări. Pătrunderea tehnologiei în domeniul contabilității aduce totodată și oportunități precum eficientizarea activității, dar și abilitatea de a deservi un număr mai mare de clienți. Astfel, orice activitate repetitivă specifică muncii unui contabil poate fi acum preluată și executată de către un software. Dar, ca orice altă strategie nou implementată, digitalizarea contabilității vine și cu provocări de tot felul. Daniel Mateescu conturează cele mai întâlnite provocări în implementarea soluțiilor digitale în segmentul contabilității.

“Cel mai mare obstacol a fost, încă de la lansarea firmei, “obișnuința”. Antreprenorii erau obișnuiți să strângă facturi și chitanțe și să le trimită la contabil cu Uberul sau prin curieri și să primească niște dosare ordonate pe care le așezau frumos pe raft, în caz că vine un control. Reflexul, obișnuința și lipsa unor repere – la început eram singuri pe piață, am pornit cu 100 de firme ale prietenilor noștri, au făcut ca antreprenorii să fie reticenți: “cum adică, contabilitate pe telefon, eu nu am de făcut nimic altceva decât să fac poze cu telefonul la bonuri și facturi, ceva nu e așa cum trebuie aici”.

Adoptarea unei abordări inovative într-o zonă care nu a inovat deloc, contabilitatea, s-a dovedit o cetate greu de cucerit. Lucrurile s-au schimbat în timp, iar acum accelerează din ce în ce mai mult. Transformarea digitală, adopția online-ului, se fac simțite din ce în ce mai mult la nivelul întregii piețe – se pare că cel mai eficient Chief Tehnology Officer nu e un om ci un virus, COVID-19″, continuă Daniel Mateescu.

Domeniul contabilității se desfăşoară într-o zonă în care 97% dintre activităţi sunt pretabile digitalizării, iar într-o economie bazată pe globalizare şi digitalizare, informaţia înseamnă putere, iar tot mai multe companii sunt interesate să eficientizeze acest segment în speranța că vor ajunge mai sus pe piaţa competitivă. Astfel, digitalizarea contabilității aduce beneficii atât pentru firmele mai mici, cât și pentru marile corporații.

“Avem clienți cu cifre de afaceri de 100.000 de EUR pe an și avem clienți cu peste 1 milioan de EUR pe an. Contabilitatea online, arhitectura platformei pe care este construită permite parametrizări diverse, totul depinde de dimensiunea firmei. O firmă de 100.000 de EUR pe an are alt profil financiar și se conduce altfel decât o firmă de 1 milion de EURO. Răspunsul este, da, contabilitatea online acoperă un spectru larg de companii”, mai menționează CEO-ul Keez.

IT-ul a pătruns practic în toate activităţile pe care le cunoaştem în prezent, iar segmentul contabilității tradiționale nu face excepție. Întrebarea cheie rămâne însă cum se îmbină serviciile de contabilitate tradiționale cu tehnologii precum Spring Boot, Node.js, GraphQL, Angular, OpenCV, MongoDB, PostgreSQL sau Redis?

“Îmbinarea a reușit, nu o spun eu, o spun 1000 de clienți care au totul depus la timp, au rapoarte și documente în telefon sau online, în platformă. Provocarea internă pentru noi a fost culturală, în primul rând. Avem o echipă formată din 22 de experţi contabili şi 13 programatori. Înainte de criză ne vedeam cu anumită frecvență în firmă, la ședinte. Dacă cineva din exterior ar fi participat la aceste întâlniri, ar fi fost uimit cum la aceeași masă se înțeleg unii care vorbesc de 4111, 401, 542, baze de date, despre Node.js și Angular. Contabilii și IT-iștii sunt experți recunoscuți în foarte multe zone, dar comunicarea nu e chiar punctul lor forte. Noi am reușit pentru că am ales oameni pasionați de ceea ce fac și care înțeleg în egală măsură că experiența utilizatorului final trebuie să fie una grozavă, transformațională“, mai spune Daniel Mateescu.

Schimbările care au loc ca urmare a fenomenului digitalizării reprezintă și un risc major la care companiile se expun, având în vedere amploarea pe care atacurile cibernetice o iau în contextul actual al internaţionalizării afacerilor, al globalizării și al dezvoltării tehnologiilor informaţionale. Însă, la nivel companiei Keez s-au luat măsuri de protecție a datelor.

“Datele sunt în Cloud, în Microsoft Azure. Asta spune multe, atât despre disponibilitatea sistemelor, back-up, recovery, security, conformitate și multe alte “buzz-words””, subliniază Daniel Mateescu.

Digitalizarea contabilității se bazează și pe tehnologii de ultimă generație precum Robotic Process Automation (RPA), Machine Learning sau Inteligență Artificială (AI), prin care pot oferi companiilor noi oportunități de a îmbunătăți preformanța proceselor operaționale.

“Transformarea efectivă a unei poze făcută cu telefonul mobil într-o notă contabilă corectă în doar câteva secunde presupune multă tehnologie. Am construit un robot software care reușește să conteze automat folosind “pattern recognition” toate acele documente pentru care a fost antrenat. Antrenarea robotului presupune istoric și multă muncă de algoritm. De exemplu, am reusit să contăm automat bonuri de combustibil de la operatorii mari abia după 4000 de imagini procesate. La fel procedăm și cu celelalte documente care se încadrează într-un șablon. La final, unul dintre contabilii noștri validează vizual corectitudinea datelor”, precizează Daniel Mateescu.

Necesitatea digitalizării s-a văzut cel mai mult în ultimele două luni, când întreaga planetă era în plină pandemie. Și la nivelul companiei Keez pandemia și-a pus amprenta, iar criza s-a văzut în numărul mic de facturi care au circulat de la și către clienți.

Criza epidemiologică și măsurile luate în perioada stării de urgență au făcut ca dinamica afacerilor să scadă în aceste două luni, în toată piața. La Keez, criza s-a văzut în numărul mai mic de facturi care au circulat de la și către clienții pentru care firma noastră prestează servicii de contabilitate online. Este însă firesc să se întâmple așa, ne așteptam să ajungem în acest punct, e o consecință a carantinei. Trecerea de la starea de urgență la starea de alertă și apoi relaxarea măsurilor restrictive luate de autorități vor dezgheța activitatea din mai multe domenii, iar antreprenorii se vor adapta la noua realitate – nu e vorba de “wishful thnking”, ci de încrederea în flexibilitatea afacerilor mici și mijlocii. 

Înainte de criza COVID-19, IMM-urile, piață noastră țintă, se situau la 65% din volumul forței de muncă și al investițiilor brute la nivelul întregii economii, generau 58% din cifra de afaceri și 70% din rezultatul brut al companiilor care operau în România. Condițiile de piață s-au schimbat, însă antreprenorii sunt tot aceiași oameni care au generat rezultate și în trecut: oameni care au fost și sunt și acum gata să lupte pentru ideea lor de afaceri, indiferent cât de greu este.

 Specificul activității noastre, contabilitatea online, ne-a ținut departe de fluctuații în activitate. Da, procesăm un număr mai mic de facturi în aceste zile și nu vedem creșteri spectaculoase în numărul de clienți. În același timp, nu avem clienți care să renunțe la serviciile noastre, pentru că este pur și simplu imposibil să treci de la on-line la off-line.

 Numărul de clienți noi nu a crescut semnificativ în această perioadă și pentru că schimarea firmei de contabilitate nu avea cum să fie o prioritate pentru mulți antreprenori. Însă, așa cum vedem creșteri masive în utilizarea cardurilor personale și de business la cumpărături online, sau ne petrecem ore întregi pe zi în teleconferințe online, vom vedea în scurt timp și o migrare naturală a antreprenorilor către contabilitatea online. Ce rost mai are să strângi facturi și chitanțe ca să le trimiți la contabil la finalul lunii? Sau să le scanezi, să le sortezi, să le îndosariezi electronic, să creezi arhive pe care să le trimiți prin wetransfer.com la contabil? Toate acestea sunt făcute acum automat, faci o poza cu telefonul și de aici se ocupă roboții Keez”.

Criza economică ce se întrevede a determinat mediul de afaceri și politic să pună un accent deosebit pe digitalizare. Daniel Mateescu consideră că acțiunile repetitive dintr-o companie ar trebui înlocuite cu procese automate, astfel încât să se reducă erorile umane inevitabile, dar și să eficientizeze activitatea la maximum.

“Un antreprenor trebuie să își pună întrebarea “ce funcțiune din firmă are procese repetitive, de rutină, în care eroarea umană este de ne-evitat și pe care un proces automat le-ar putea face 24 ore din 24, 7 zile din 7, precis, mereu în același fel și la costuri mult mai mici?”. Vorbim mult de digitalizare, însă uităm ca digitalizarea nu este scopul final. Eliminarea erorilor, reducerea costurilor și alocarea resurselor umane pe zone în care factorul uman este esențial (servicii pentru clienți, consultanță) și constituie obiectivul principal. Transformarea digitală își găsește locul oriunde un manager își pune întrebarea potrivită. Răspunsul va veni imediat, sunt sigur de asta“, a conchis Daniel Mateescu.

Postează un comentariu

sau înregistrează-te pentru a adaugă un comentariu.

*

Comentarii

Nu există comentarii