Cautare




, Contributor

SEO & Content Marketing Agency

Leadership |
|

Cum să ții ședințe mai scurte și mai eficiente

Puține lucruri stârnesc atâtea emoții negative la job precum ședințele. Și numărul lor pare să fie direct proporțional cu plictiseala și gradul de dezinteres. Și pe bună dreptate.
shutterstock_1419077384

Ședințele sunt dușmanul productivității, ocupând de multe ori ore întregi din ziua de lucru. Tocmai de aceea, organizarea lor ar trebui făcută mereu cu atenție, pentru a decurge rapid, cu eforturi minime, dar rezultate maxime.

Un studiu efectuat de Atlassian arată că, în medie, un angajat petrece lunar 31 de ore în ședințe. Și numărul acestora nu este deloc de neglijat: 62 de ședințe în fiecare lună. Mai rău, 91% dintre respondenții studiului respectiv au mărturisit că, în loc să fie atenți, au început să viseze cu ochii deschiși. 96% dintre ei au căutat deseori pretexte să lipsească, iar aproape 4 din 10 respondenți au adormit la un moment dat în timpul unei ședințe plictisitoare. Doar în SUA, costul ședințelor inutile s-a ridicat la 37 de miliarde de dolari.

Ce face ca o ședință să fie productivă

Văzând datele de mai sus, nici nu este de mirare că majoritatea angajaților nu au păreri foarte bune despre ședințe. Din fericire, lucrurile se pot rezolva. În primul rând, contează calitatea întâlnirilor respective.

Nu este rău să existe întâlniri dese între membrii unei companii. Avem nevoie de ședințe pentru a discuta aspecte de business și pentru a decide încotro să se îndrepte activitatea companiei. Problema e că acestea trebuie să aibă un scop și o finalitate. O întâlnire scurtă și eficientă nu a supărat niciodată pe cineva. Doar cele inutile sau redundante.

Același studiu arată că nu mai puțin de jumătate dintre aceste ședințe s-au ținut fără ca participanții la ele să poată spune că au avut un scop clar. Așadar, cum te poți asigura că o ședință își va îndeplini obiectivul propus de cel care a organizat-o?

În primul rând, fiecare ședință ar trebui să înceapă cu declararea scopului. Este și mai bine dacă participanții vor ști acest lucru în avans și dacă vor primi o agendă clară de discuții. În al doilea rând, o ședință trebuie să aibă suportul logistic necesar. Asigură-te că participanții au ceva de scris, că în sala respectivă există un monitor, proiector, tabla magnetica, un flipchart sau un whiteboard.

Cine trebuie să participe la o ședință

Unul din trei angajați este de părere că nu ar fi trebuit să fie invitat la cel puțin jumătate dintre ședințe. Vorbim de o treime dintre angajați, care ar fi putut petrece timpul respectiv făcând altceva. Aplicând însă regula scopului bine identificat, cei pe care îi inviți îți vor putea spune dacă ședința este relevantă pentru ei sau nu.

Este celebru exemplul lui Elon Musk. Faimosul antreprenor e obsedat de eficiență și, în cursa lui spre succesul companiilor precum Tesla sau SpaceX (și, mai nou, în misiunea de a duce oameni în spațiu), a decretat un set de trei reguli pe care orice angajat de-al lui trebuie să le respecte:

– Fără ședințe cu mulți participanți. Majoritatea ședințelor ținute de el au cel mult șase persoane

– Fără ședințe dese

– Dacă nu poți aduce plusvaloare într-o ședință, pleacă 

Trebuie să fie clar pentru toată lumea ce s-a decis în cadrul ședinței

Odată stabilite scopul, data, agenda, numărul de participanți, se va discuta clar și la obiect, fără întreruperi inutile și divagări. La finalul ședinței, fiecare participant trebuie să știe foarte clar ce anume s-a decis și care sunt pașii următori pentru implementarea deciziilor luate. Dacă nu se întâmplă nimic după ședința respectivă, atunci care mai e rolul ei? Așadar, documentarea deciziilor și planul de acțiune sunt esențiale pentru succesul unei astfel de întâlniri. Asigură-te că toată lumea știe ce are de făcut și când.

 

Postează un comentariu

sau înregistrează-te pentru a adaugă un comentariu.

*

Comentarii

Nu există comentarii