Cautare



Marian Hanganu

, Contributor

Partner @ Consult Blue & Trainer @ Salesman Pride. Mai multe informații despre autor pe LinkedIn

Opinii |
|

Top 10 motive pentru care ședințele sunt ineficiente

Ședința este cel mai răspândit istrument de luare a deciziilor în practica managerială.

Un studiu publicat de Atlassian, citează ședințele printre principalii vinovați de irosirea timpului la birou.

Conform Atlassian, angajatul tipic american participa la 62 de ședințe lunar, dintre care pe jumătate le vede ca pe o pierdere de timp, care îi mănâncă 31 de ore lunar, adică echivalentul unei zile, săptămânal.

39% au adormit în cursul unei ședințe, 91% s-au gândit la altceva, iar 73% au lucrat la altceva în cursul ședinței.

Nu mai puțin de 45% dintre subiecții studiului au spus că s-au simțit copleșiți de numărul de ședințe la care au fost invitați să participe, 47 chiar s-au plâns că ședințele sunt o pierdere de timp, iar 96% au lipsit la ședințe la care confirmaseră participarea.

Acestea sunt datele, dar adevărata dimensiune a eșecului ședinței ca instrument de management este dată de faptul că o proporție foarte mare dintre deciziile care se iau într-o companie, se iau în ședințe. Mai mult, cele mai importante decizii de marketing și management se iau în ședințe formale cum ar fi Adunarea Generală a Acționarilor, sau ședințele comitetelor executive. Puteți să vă imaginați consecințele faptului că principalul mijloc de luare a deciziilor la nivel de top și middle management funcționează defectuos?

Înainte să încercăm o rezolvare, avem nevoie să discutăm despre principalele motive pentru care ședințele sunt ineficiente. Iată aici un Top 10:

  1. Ședința din obicei. Ședința e un instrument. Nu facem ședințe fără un scop precis. Ședința din obicei este nocivă și îi alienează pe participanți.
  2. Ședința fără pregătire. Pentru ca ședința să fie eficientă, este nevoie ca participanții să vină pregătiți pentru subiectele care se vor discuta. Lipsa unei agende de discuție este fundația șubredă pe care se construiesc ședințele plictisitoare și ineficiente.
  3. Lipsa responsabilității. Majoritatea participanților simt că pot să vină nepregătiți, pot să nu ofere răspunsuri și să nu propună soluții. Prestația în cadrul ședințelor trebuie să fie un element important de evaluare a fiecăruia dintre participanți în cadrul evaluărilor periodice sau al evaluării 360 grade.
  4. Managementul defectuos al timpului. Atenția se prăbușește după 50 de minute, așa încât ședințele ar trebui limitate la o oră. Pentru a reuși să controlezi durata unei ședințe, trebuie să controlezi durata fiecărui punct de pe agendă, ritmul discuțiilor și implicarea participanților.
  5. Managementul defectuos al luării deciziilor. Când iei multe decizii, este imposibil să aplici mereu regula consensului. Prin urmare, ai nevoie de reguli clare de luare a deciziilor, pe care să le aplici sistematic și consecvent. Dacă aceste reguli sunt cunoscute și respectate de toată lumea, ședința va fi scurtă, ineficientă, iar participanții vor avea sentimentul utilității și valorii lor.
  6. Managementul lax al ședinței. Pentru a fi eficientă, o ședință are nevoie de un management hotărât care să impună urmărirea agendei, decizia după epuizarea argumentelor, păstrarea focusului pe agendă.
  7. Gestiunea proastă a conflictelor. Uneori, opiniile diferite vor genera emoții și conflicte. Aceste conflicte pot distruge planificarea ședinței, pot determina participanții să judece emoțional în loc să judece rațional și pot învenina pe termen mai scurt sau mai lung relațiile între membrii echipei.
  8. Lipsa orientării spre rezultate. Adesea ședințele par să fie convocate doar pentru a prilejui dezbateri intelectuale. Scopul  unei ședințe este să producă decizii. Niciun punct din agendă nu trebuie bifat fără să se fi ajuns la decizii concrete.
  9. Neurmărirea deciziilor. Adesea se iau decizii, dar nu se documentează în scris. Uneori deciziile sunt scrise în memorandumul întâlnirii, dar nimeni nu revine asupra lor. Când se iau decizii și se și scriu, de multe ori nu este nimeni făcut responsabil de îndeplinirea lor, ceea ce face ca majoritatea deciziilor să nu fie puse vreodată în practică. Când se iau decizii și se alocă responsabili, adesea nu se precizează un termen până la care acestea trebuie îndeplinite.
  10. Viziunea limitată. O ședință nu este un eveniment independent. Ședința face parte din execuția strategiei generale a companiei. Fiecare ședință este o bornă pe drumul strategic ales de companie.

Data viitoare voi schița un program în cateva puncte ușor de implementat, pentru îmbunătățirea luării deciziilor în organizațiile voastre, un program care poate obține beneficii mari fără investiție. Aceasta este o consultanță de management gratuită, pe care v-o ofer dar pe care va trebui să o câștigați prin implementare și prin hotarâre.


Postează un comentariu

sau înregistrează-te pentru a adaugă un comentariu.

*

Comentarii

Nu există comentarii