Cautare




, Contributor

Servicii Financiare & Imobiliare & Auto

Tech |
|

Contabilitate reinventată

Lunile de pandemie au demonstrat importanța unor procese cât mai automatizate, însă digitalizarea rămâne deopotrivă o oportunitate și o provocare.  
 aboneaza-te
060 MP Daniel Mateescu - Keez

Digitalizarea contabilității unei companii vine la pachet cu o multitudine de beneficii, iar tot mai mulți antreprenori adoptă acest model pentru eficientizarea proceselor, potrivit lui Daniel Mateescu, CEO Keez, un start-up local de tehnologie care a lansat în urmă cu doi ani o platformă online pentru contabilitatea firmelor mici şi PFA-urilor.

„Prin intermediul digitalizării am reușit să aducem contabilitatea la nivelul cerințelor de afaceri ale secolului XXI, ceea ce înseamnă că antreprenorii au acum controlul afacerii lor chiar și de pe telefonul mobil”, afirmă Mateescu. Potrivit acestuia, oamenii de afaceri nu au timp de așteptat, vor să ia decizii pe bază de cifre disponibile în timp real, iar prin digitalizarea contabilității au acces permanent, chiar și pe telefonul mobil, la toate datele financiare ale firmei – venituri, cheltuieli, facturi de încasat, facturi de plătit, profit, fonduri disponibile, dividende și orice alt raport necesar.

„Digitalizarea nu înseamnă că oamenii, experții contabili, dispar din conversație și totul este doar tehnologie. Dimpotrivă, contabilitatea online aduce beneficii pentru că în spatele tehnologiei se află în permanență un expert contabil autorizat CECCAR care face verificări și dă consultanță antreprenorilor – acest expert este degrevat prin tehnologie de sarcini repetitive, consumatoare de timp și are acum resurse pentru a-și pune în valoare „umanitatea”. El relaționează cu clientul și oferă consultanță și rezolvarea unor probleme, în vreme ce mașina (robotul software) procesează, de exemplu, un extras de cont de 500 de pagini în 5 minute.”

Vechiul mod de a face contabilitate se schimbă de la o zi la alta și de asemenea și rolul contabilului suferă modificări. Pătrunderea tehnologiei în domeniul contabilității aduce totodată și oportunități precum eficientizarea activității, dar și abilitatea de a deservi un număr mai mare de clienți. Astfel, orice activitate repetitivă specifică muncii unui contabil poate fi acum preluată și executată de către un software. Dar, ca orice altă strategie nou implementată, digitalizarea contabilității vine și cu provocări de tot felul.

„Cel mai mare obstacol a fost, încă de la lansarea firmei, obișnuința. Antreprenorii erau obișnuiți să strângă facturi și chitanțe și să le trimită la contabil cu Uberul sau prin curieri și să primească niște dosare ordonate pe care le așezau frumos pe raft, în caz că vine un control. Reflexul, obișnuința și lipsa unor repere – la început eram singuri pe piață, am pornit cu 100 de firme ale prietenilor noștri, au făcut ca antreprenorii să fie reticenți: „cum așa, contabilitate pe telefon; eu nu am de făcut nimic altceva decât să fac poze cu telefonul la bonuri și facturi? Ceva nu e așa cum trebuie aici”, afirmă Mateescu.

Domeniul contabilității se desfăşoară într-o zonă în care 97% dintre activităţi sunt pretabile digitalizării, iar într-o economie bazată pe digitalizare, informaţia înseamnă putere, iar tot mai multe companii sunt interesate să eficientizeze acest segment în speranța că vor ajunge mai sus pe piaţa competitivă. Astfel, digitalizarea contabilității aduce beneficii atât pentru firmele mai mici, cât și pentru marile corporații. „Avem clienți cu cifre de afaceri de 100.000 de EUR pe an și avem clienți cu peste 1 milion de euro pe an. Contabilitatea online, arhitectura platformei pe care este construită permite parametrizări diverse, totul depinde de dimensiunea firmei. O firmă de 100.000 de euro pe an are alt profil financiar și se conduce altfel decât o firmă de 1 milion de euro. Dar contabilitatea online acoperă un spectru larg de companii”, mai menționează CEO-ul Keez.

Cum se îmbină însă serviciile de contabilitate tradiționale cu tehnologii precum Spring Boot, Node.js, GraphQL, Angular, OpenCV, MongoDB, PostgreSQL sau Redis? „Îmbinarea a reușit. Nu o spun eu, ci o spun cei 1.000 de clienți care au totul depus la timp, au rapoarte și documente în telefon sau online, în platformă. Provocarea internă pentru noi a fost culturală, în primul rând. Avem o echipă formată din 22 de experţi contabili şi 13 programatori. Înainte de criză ne vedeam cu o anumită frecvență în firmă, la ședinte. Dacă cineva din exterior ar fi participat la aceste întâlniri, ar fi fost uimit cum la aceeași masă se înțeleg unii care vorbesc de 4111, 401, 542, baze de date, despre Node.js și Angular. Contabilii și IT-iștii sunt experți recunoscuți în foarte multe zone, dar comunicarea nu e chiar punctul lor forte. Noi am reușit pentru că am ales oameni pasionați de ceea ce fac și care înțeleg în egală măsură că experiența utilizatorului final trebuie să fie una grozavă, transformațională”, mai spune Daniel Mateescu.

Schimbările care au loc ca urmare a fenomenului digitalizării reprezintă și un risc major la care companiile se expun, având în vedere amploarea pe care atacurile cibernetice o iau în contextul actual al internaţionalizării afacerilor, al globalizării și al dezvoltării tehnologiilor informaţionale. Însă, la nivel companiei Keez s-au luat măsuri de protecție a datelor. „Datele sunt în cloud, în Microsoft Azure. Asta spune multe, atât despre disponibilitatea sistemelor, back-up, recovery, security, conformitate și multe alte „buzz-words””, subliniază Daniel Mateescu.

Digitalizarea contabilității se bazează și pe tehnologii de ultimă generație precum Robotic Process Automation (RPA), Machine Learning sau Inteligență Artificială (AI), prin care pot oferi companiilor noi oportunități de a îmbunătăți preformanța proceselor operaționale. „Transformarea efectivă a unei poze făcută cu telefonul mobil într-o notă contabilă corectă în doar câteva secunde presupune multă tehnologie. Am construit un robot software care reușește să conteze automat folosind „pattern recognition” toate acele documente pentru care a fost antrenat. Antrenarea robotului presupune istoric și multă muncă de algoritm. De exemplu, am reusit să contăm automat bonuri de combustibil de la operatorii mari abia după 4.000 de imagini procesate. La fel procedăm și cu celelalte documente care se încadrează într-un șablon. La final, unul dintre contabilii noștri validează vizual corectitudinea datelor”, precizează Daniel Mateescu.

Criza economică ce se întrevede a determinat mediul de afaceri și politic să pună un accent deosebit pe digitalizare. Daniel Mateescu consideră că acțiunile repetitive dintr-o companie ar trebui înlocuite cu procese automate, astfel încât să se reducă erorile umane inevitabile, dar și să eficientizeze activitatea la maximum.

„Un antreprenor trebuie să își pună întrebarea „ce funcțiune din firmă are procese repetitive, de rutină, în care eroarea umană este de ne-evitat și pe care un proces automat le-ar putea face 24 de ore din 24, 7 zile din 7, precis, mereu în același fel și la costuri mult mai mici?”. Vorbim mult de digitalizare, însă uităm ca digitalizarea nu este scopul final. Eliminarea erorilor, reducerea costurilor și alocarea resurselor umane pe zone în care factorul uman este esențial (servicii pentru clienți, consultanță) constituie obiectivul principal. Transformarea digitală își găsește locul oriunde un manager își pune întrebarea potrivită. Răspunsul va veni imediat, sunt sigur de asta”, a conchis Daniel Mateescu.

 

 

 

Postează un comentariu

sau înregistrează-te pentru a adaugă un comentariu.

*

Comentarii

Nu există comentarii