Cautare




, Staff

https://www.facebook.com/forbesromania https://twitter.com/ForbesRo

Afaceri |
|

5 metode practice pentru a reduce birocrația într-o companie

Birocrația nu este o problemă limitată doar la companiile de stat sau la cele de peste 500 de angajați, ci poate apărea inclusiv în startup-uri, chiar de la bun început. Iar atunci când într-o firmă eficiența și productivitatea sunt scăzute de apariția birocrației, efectele pot fi resimțite în performanța companiei.
Colorful

Birocrația se traduce prin existența unor procese inflexibile, consumatoare de timp și resurse, care la final nu aduc niciun fel de plusvaloare companiei. De exemplu, dacă pentru implementarea unei noi idei este nevoie de completarea de fișe, rapoarte, obținerea de aprobări etc. este ușor de înțeles de ce managerii vor fi reticenți în a veni cu propuneri inovatoare. O companie care reușește să implementeze mai rapid ideile bune, să își mărească productivitatea și eficiența, va performa mai bine pe piață, iar angajații săi vor fi mai mulțumiți de cum decurg lucrurile. Iată care sunt cei mai importanți pași pentru reducerea birocrației la locul de muncă:

Automatizarea proceselor în departamentul de HR

Principala preocupare a departamentului de resurse umane ar trebui să fie legată mai degrabă de bunăstarea angajaților, și nu de soluționarea unor sarcini administrative care pot fi automatizate. Atunci când angajații de la resurse umane nu mai au bătăi de cap cu contractele, cu salariile, cu întocmirea rapoartelor sau statisticilor, ei se vor putea concentra spre metodele prin care să mențină angajații în companie sau spre procesele de recrutare.

Una dintre soluțiile de software propuse de Colorful presupune tocmai această automatizare a proceselor-cheie din departamentele de HR, pentru a elimina erorile umane, a crește productivitatea și eficiența și a organiza ca la carte toate documentele unei companii.

Reducerea duratei ședințelor

Organizarea ședințelor este necesară atunci când mai mulți angajați trebuie să se pună de acord asupra unui proiect comun. Totuși, principala problemă a ședințelor este că se lungesc mult peste timpul alocat, fragmentează ziua de lucru și reduc productivitatea angajaților. De aceea, companiile care vor să scape de aceste probleme pot învăța din exemplul startup-urilor.

Organizează ședințele doar atunci când este neapărat nevoie de comunicare între colegi sau departamente și încearcă să nu le lungești mai mult de 30-45 de minute. De asemenea, ședințele programate din timp ar trebui să aibă loc dimineața, pentru a evita fragmentarea timpului de lucru și scăderea productivității. După ședință, tuturor le va fi clar ce au de făcut și își vor putea începe munca fără sentimentul că au pierdut deja jumătate de zi.

Reducerea listei politicilor formale

Din încercarea de a imita marile companii, multe dintre firmele mici împrumută termenul de „bune practici” și încep o lungă listă de astfel de practici când, de fapt, lista ar trebui să fie proporțională cu dimensiunile companiei. Potrivit Inc.com, nu există nicio corelație între succesul organizațional și numărul de politici formale din companie. „Să cazi în capcana formalităților din dorința de a-ți face compania să pară mai credibilă în piață sau mai prestigioasă nu păcălește pe nimeni și, de fapt, are ca efect reducerea performanței”, spune Dan Ward, ofițer al Air Force și autorul cărții „F.I.R.E.: How Fast, Inexpensive, Restrained, and Elegant Methods Ignite Innovation”.

Stabilirea intenționată a termenelor scurte pentru implementarea proiectelor

Un alt concept despre care Ward vorbește în cartea sa vizează modul în care, cu cât un termen-limită este mai mare, cu atât mai mult apar prelungiri ale acestuia. Atunci când stabilești de la bun început un termen mai scurt pentru implementarea unei idei sau definitivarea unui proiect oamenii au tendința să se concentreze mai mult asupra lui și să lucreze mai eficient.

Eliminarea completării actelor, acolo unde este posibil

Câte formulare tipizate există în compania în care lucrezi? Adeseori, răspunsul este „prea multe”. Aceste acte folosesc, în mare parte, aceleași informații, iar completarea lor nu este întotdeauna absolut necesară, ci mai degrabă o formalitate. Iar multe dintre ele pot fi înlocuite cu cererile online, pe care angajații le pot completa și trimite imediat, fără să piardă timp căutând o imprimantă la care să își tipărească formularul sau alergând prin companie în căutarea colegului la care trebuie să depună actele.

Cel mai elocvent exemplu este legat de cererile de concediu. Există numeroase aplicații care au înlocuit metodele tradiționale prin care angajații puteau solicita zilele de concediu. Acestea sunt și mult mai utile pentru salariați, întrucât aceștia pot vedea în orice moment câte zile libere mai au la dispoziție.

Postează un comentariu

sau înregistrează-te pentru a adaugă un comentariu.

*

Comentarii

Nu există comentarii